Theo Bộ luật Lao động 2019, người làm đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương 12 ngày làm việc trong điều kiện bình thường; 14 ngày với người chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; 16 ngày với người làm nghề đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm. Cứ đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì được thêm 1 ngày. Làm chưa đủ 12 tháng thì số ngày nghỉ tính theo tỷ lệ số tháng làm việc.
Phần khó là tính cho người vào giữa năm, người nghỉ giữa năm, người có nhiều tháng nghỉ ốm hoặc nghỉ không lương, và số tiền được trả khi nghỉ việc mà còn phép. Bài này đưa công thức, cách làm tròn và ví dụ giả định, dựa trên Bộ luật Lao động 2019 và văn bản hướng dẫn hiện hành.
Số ngày phép năm cơ bản và phần cộng thêm
Bảng áp dụng cho người làm đủ 12 tháng. Số ngày tính theo ngày làm việc, nên ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ, Tết rơi vào kỳ nghỉ không bị trừ.
| Nhóm người lao động | Ngày phép cơ bản | Cộng thâm niên | Ví dụ giả định sau 11 năm |
|---|---|---|---|
| Điều kiện bình thường | 12 ngày làm việc | +1 ngày cho mỗi đủ 5 năm | 12 + 2 = 14 ngày |
| Chưa thành niên, người khuyết tật, nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 14 ngày làm việc | +1 ngày cho mỗi đủ 5 năm | 14 + 2 = 16 ngày |
| Nghề đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 16 ngày làm việc | +1 ngày cho mỗi đủ 5 năm | 16 + 2 = 18 ngày |
Thâm niên tính theo thời gian làm việc cho cùng một người sử dụng lao động. Đổi công ty là bắt đầu lại phép thâm niên từ đầu, kể cả khi công ty mới cùng tập đoàn, trừ khi có thoả thuận khác có lợi hơn.
Công thức cho người làm chưa đủ 12 tháng
Văn bản hướng dẫn hiện hành (Nghị định 145/2020/NĐ-CP) đưa ra cách tính như sau. Khi áp dụng, bạn kiểm xem văn bản này đã được thay thế chưa.
- Lấy số ngày phép cơ bản của nhóm mình (12, 14 hoặc 16) cộng số ngày thâm niên nếu có.
- Chia cho 12 tháng.
- Nhân với số tháng làm việc thực tế trong năm.
- Làm tròn: phần thập phân từ 0,5 trở lên thì làm tròn lên một đơn vị, dưới 0,5 thì bỏ.
Ví dụ giả định: chị Thu vào làm từ 01/5, điều kiện bình thường, chưa có thâm niên. Đến 31/12 chị làm được 8 tháng. Số ngày phép năm đầu là 12 chia 12 nhân 8, bằng 8 ngày. Nếu chị vào làm từ 15/5, tháng 5 có được tính là một tháng làm việc hay không phụ thuộc vào quy tắc tính tháng ở mục dưới.
Thế nào là một tháng làm việc
Quy tắc tỷ lệ ngày làm việc. Theo hướng dẫn hiện hành, một tháng được tính là tháng làm việc để tính phép nếu số ngày làm việc thực tế cộng các ngày nghỉ được tính như ngày làm việc chiếm từ một nửa số ngày làm việc bình thường của tháng đó trở lên. Ví dụ, vào làm giữa tháng mà làm được hơn nửa số ngày làm việc trong tháng thì tháng đó được tính.
Những thời gian được tính là thời gian làm việc. Thời gian học nghề, tập nghề, thử việc nếu sau đó làm việc cho chính người sử dụng lao động đó; nghỉ việc riêng có hưởng lương; nghỉ không hưởng lương được đồng ý nhưng cộng dồn không quá 1 tháng trong năm; nghỉ ốm cộng dồn không quá 2 tháng trong năm; nghỉ do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cộng dồn không quá 6 tháng; nghỉ thai sản theo chế độ bảo hiểm xã hội; thời gian thực hiện nhiệm vụ của tổ chức đại diện người lao động.
Phần vượt giới hạn thì không được tính. Ví dụ giả định: một người nghỉ ốm 3 tháng trong năm. Hai tháng đầu được tính là thời gian làm việc, tháng thứ ba không được tính, nên số tháng làm việc để tính phép giảm đi một.
Ghi chép là việc của cả hai bên. Bảng chấm công và các quyết định cho nghỉ là căn cứ. Người lao động nên giữ bản sao giấy nghỉ ốm, đơn nghỉ không lương được duyệt để đối chiếu cuối năm.
Ví dụ giả định: người nghỉ giữa năm có thâm niên
Dữ kiện. Anh Quang làm công nhân vận hành máy, công việc thuộc danh mục nặng nhọc nên phép cơ bản là 14 ngày. Anh đã làm cho công ty hơn 10 năm liên tục, tức đã đủ hai lần 5 năm. Năm nay anh nghỉ việc ngày 31/7.
Bước 1: số ngày phép cả năm nếu làm đủ. Mười bốn ngày cơ bản cộng hai ngày thâm niên, bằng 16 ngày.
Bước 2: số tháng làm việc trong năm. Từ tháng 1 đến tháng 7 là 7 tháng. Trong năm anh nghỉ ốm cộng dồn 20 ngày, chưa vượt giới hạn 2 tháng nên vẫn được tính là thời gian làm việc.
Bước 3: áp công thức. 16 chia 12 nhân 7 bằng khoảng 9,33. Phần thập phân dưới 0,5 nên làm tròn xuống, được 9 ngày.
Bước 4: đối chiếu số đã nghỉ. Anh đã nghỉ 3 ngày phép trong năm, còn 6 ngày. Sáu ngày này được thanh toán bằng tiền theo cách tính ở mục dưới. Nếu công ty tính theo 14 ngày mà quên phần thâm niên, kết quả sẽ thiếu một ngày, đủ để thấy vì sao nên tự tính lại.
Những lỗi tính phép hay gặp
Quên phần thâm niên. Phép thâm niên cộng thêm từ khi người lao động đủ mỗi mốc 5 năm. Nhiều bảng tính để cố định 12 ngày cho mọi người, làm thiệt người làm lâu năm.
Trừ ngày lễ vào phép. Phép tính bằng ngày làm việc. Kỳ nghỉ phép kéo dài qua ngày Quốc khánh thì ngày lễ không bị trừ khỏi số ngày phép.
Không tính thời gian thử việc. Nếu người lao động tiếp tục làm sau thử việc, thời gian thử việc được tính để tính phép. Bỏ qua phần này làm người mới vào bị thiếu một đến hai tháng.
Làm tròn sai chiều. Quy tắc là phần thập phân từ 0,5 trở lên làm tròn lên. Làm tròn xuống mọi trường hợp là sai, và ngược lại cũng sai.
Lấy sai mức lương để trả tiền phép. Tiền phép chưa nghỉ khi thôi việc tính theo tiền lương hợp đồng của tháng liền trước tháng nghỉ, không phải lương thử việc hay lương của năm trước.
Phép chưa nghỉ khi thôi việc: tính tiền thế nào
Người lao động thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày được nghỉ thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ. Theo hướng dẫn hiện hành, tiền lương làm căn cứ là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc, mất việc, chia cho số ngày làm việc bình thường của tháng đó, rồi nhân với số ngày chưa nghỉ.
Ví dụ giả định: anh Tâm nghỉ việc ngày 30/9, lương theo hợp đồng 13 triệu đồng một tháng, tháng 8 có 26 ngày làm việc bình thường theo lịch của công ty. Anh làm từ đầu năm đến hết tháng 9, được 9 tháng, nên số phép năm là 12 chia 12 nhân 9 bằng 9 ngày. Anh đã nghỉ 4 ngày, còn 5 ngày. Tiền phép được thanh toán là 13 triệu chia 26 nhân 5, bằng 2,5 triệu đồng.
Khoản này nằm trong danh sách phải thanh toán trong hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Quyền này không phụ thuộc vào lý do nghỉ, kể cả khi người lao động nghỉ trái luật.
Những mốc và quy tắc khác về phép năm
Ngoài số ngày, còn một vài quy tắc về thời gian nghỉ mà bộ phận nhân sự và người lao động hay hỏi:
- Lịch nghỉ: người sử dụng lao động quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải thông báo trước cho người lao động biết.
- Chia nhỏ hoặc gộp: người lao động có thể thoả thuận nghỉ thành nhiều lần, hoặc gộp tối đa 3 năm một lần.
- Tạm ứng lương: khi nghỉ hằng năm mà chưa đến kỳ trả lương, người lao động được tạm ứng tiền lương theo quy định.
- Ngày đi đường: nếu đi bằng đường bộ, đường sắt, đường thuỷ mà số ngày đi đường cả đi và về trên 2 ngày thì từ ngày thứ 3 trở đi được tính thêm thời gian đi đường, chỉ tính cho 1 lần nghỉ trong năm.
- Phép không nghỉ hết trong năm: luật không ghi rõ phép dư có tự mất hay không; cách xử lý thường nằm trong quy chế của đơn vị. Bạn đọc kỹ quy chế, và nếu muốn dồn phép, hãy thoả thuận bằng văn bản.
Góc nhìn hai phía khi lập lịch phép
Với doanh nghiệp, lịch phép năm nên được lập từ đầu năm hoặc đầu quý, có tham khảo ý kiến người lao động, rồi thông báo. Cách này tránh dồn phép vào cuối năm làm thủng ca và tránh tranh cãi về phép dư. Phần mềm chấm công nên tự cộng thâm niên khi nhân viên tròn mốc 5 năm, vì đây là chỗ hay bị quên. Khi một nhân viên báo nghỉ việc, bộ phận nhân sự nên chốt ngay số phép còn lại để vừa kịp cho nghỉ bớt trong thời gian báo trước, vừa đưa phần còn dư vào bảng quyết toán.
Với người lao động, nên tự giữ một bảng nhỏ: ngày bắt đầu làm, số ngày phép cơ bản, mốc 5 năm tiếp theo, số ngày đã nghỉ trong năm. Khi chuẩn bị nghỉ việc, bảng này giúp bạn đối chiếu nhanh với bảng quyết toán của công ty và chỉ ra chỗ chênh nếu có.
Câu hỏi thường gặp
Đang thử việc có được nghỉ phép năm không?
Thời gian thử việc được tính vào thời gian làm việc để tính phép nếu sau đó bạn tiếp tục làm. Việc nghỉ phép ngay trong thời gian thử việc thường do hai bên thoả thuận, vì số ngày phép tính theo tháng làm việc.
Ngày lễ trùng với kỳ nghỉ phép có bị trừ vào phép không?
Không. Phép năm tính bằng ngày làm việc, nên ngày lễ, Tết và ngày nghỉ hằng tuần rơi vào kỳ nghỉ không bị trừ khỏi số ngày phép. Kỳ nghỉ của bạn vì thế dài hơn số ngày phép tính trên giấy, và bạn nên tính sẵn ngày đi làm lại.
Công ty có được bắt nhân viên nghỉ phép trong thời gian công ty ngừng việc không?
Ngừng việc có chế độ trả lương riêng theo luật. Việc dùng phép năm để thay cho thời gian ngừng việc cần sự thoả thuận và tham khảo ý kiến người lao động, không nên áp đặt một chiều.
Làm hai nơi thì phép năm tính thế nào?
Mỗi người sử dụng lao động tính phép riêng theo thời gian bạn làm việc cho họ, theo hợp đồng bạn ký với từng nơi. Phép thâm niên cũng tính riêng tại từng nơi, và lịch nghỉ bạn phải thoả thuận với từng bên.
Phép năm có được quy đổi thành tiền khi vẫn đang làm việc không?
Luật chỉ ghi rõ việc thanh toán tiền cho ngày phép chưa nghỉ khi thôi việc, mất việc. Trong khi vẫn làm việc, việc quy đổi phép thành tiền phụ thuộc vào quy chế và thoả thuận của đơn vị.
Người làm bán thời gian có phép năm không?
Người làm việc không trọn thời gian vẫn là người lao động và có quyền nghỉ hằng năm. Cách quy đổi số ngày nghỉ tương ứng với thời gian làm việc nên được ghi rõ trong hợp đồng.