Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo Bộ luật Lao động 2019 là 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu là 12 tháng. Người sử dụng lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật trong thời hiệu. Quá thời hiệu thì không còn quyền xử lý hành vi đó.
Thời hiệu kỷ luật là mốc bảo vệ người lao động khỏi việc bị "giữ hồ sơ" để dùng sau, đồng thời là lời nhắc cho doanh nghiệp xử lý dứt điểm. Bài này chỉ cách đếm, các khoảng thời gian luật không cho xử lý, quy tắc kéo dài tối đa 60 ngày, và các mốc sau khi đã bị kỷ luật. Quy trình họp, biên bản, hình thức kỷ luật là chủ đề khác; ở đây chỉ bàn chuyện thời gian.
Các mốc thời gian quanh một vụ kỷ luật lao động
Bảng tóm tắt các mốc theo Bộ luật Lao động 2019 và văn bản hướng dẫn hiện hành. Khi áp dụng cho một vụ cụ thể, bạn đối chiếu lại điều khoản và nội quy lao động đã đăng ký của đơn vị.
| Mốc | Thời gian | Tính từ | Hệ quả khi vượt |
|---|---|---|---|
| Thời hiệu thông thường | 6 tháng | Ngày xảy ra hành vi vi phạm | Không được xử lý kỷ luật hành vi đó |
| Thời hiệu với vi phạm tài chính, tài sản, bí mật | 12 tháng | Ngày xảy ra hành vi vi phạm | Như trên |
| Kéo dài thời hiệu | Tối đa 60 ngày | Ngày hết khoảng thời gian không được xử lý | Quá 60 ngày kéo dài thì hết quyền xử lý |
| Thông báo họp xử lý kỷ luật | Theo hướng dẫn hiện hành: ít nhất 5 ngày làm việc trước cuộc họp | Ngày gửi thông báo | Thủ tục có thể bị coi là sai |
| Tạm đình chỉ công việc | Không quá 15 ngày, đặc biệt không quá 90 ngày | Ngày bắt đầu tạm đình chỉ | Hết thời hạn phải cho người lao động làm việc trở lại |
| Xoá kỷ luật khiển trách | 3 tháng không tái phạm | Ngày bị xử lý | Đương nhiên được xoá |
| Xoá kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương | 6 tháng không tái phạm | Ngày bị xử lý | Đương nhiên được xoá |
| Sau cách chức | 3 năm | Ngày bị xử lý | Vi phạm sau đó không bị coi là tái phạm |
Ba dòng cuối liên quan đến khái niệm "tái phạm": người lao động bị kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa được xoá kỷ luật thì có thể bị sa thải. Vì vậy, các mốc xoá kỷ luật cũng quan trọng không kém thời hiệu.
Đếm thời hiệu cho một hành vi cụ thể
Cách đếm dưới đây dùng được cho cả người làm nhân sự khi lập hồ sơ lẫn người lao động khi kiểm tra quyết định kỷ luật mình nhận được.
- Xác định ngày xảy ra hành vi vi phạm. Thời hiệu tính từ ngày xảy ra, không phải ngày công ty phát hiện. Với hành vi kéo dài nhiều ngày, cần xác định rõ ngày hành vi kết thúc hoặc từng lần vi phạm.
- Xếp loại hành vi: có liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh hay không. Có thì thời hiệu 12 tháng, không thì 6 tháng.
- Tính ngày hết thời hiệu theo tháng. Ví dụ giả định: hành vi xảy ra ngày 10/3, thời hiệu 6 tháng hết vào ngày 10/9 theo cách tính tháng của Bộ luật Dân sự.
- Liệt kê các khoảng thời gian người lao động thuộc diện không được xử lý (xem mục dưới). Những khoảng này có thể dẫn tới việc kéo dài.
- Kiểm ngày ban hành quyết định kỷ luật có nằm trong thời hiệu (hoặc thời hiệu đã kéo dài) không. Quyết định ban hành sau mốc này là không đúng thời hiệu.
Một sai lầm hay gặp ở doanh nghiệp là lấy ngày phát hiện qua kiểm kê, kiểm toán làm mốc. Với vi phạm tài sản phát hiện muộn, thời hiệu 12 tháng có khi đã gần hết lúc phát hiện, nên phải tổ chức xử lý ngay.
Những khoảng thời gian không được xử lý kỷ luật
Bộ luật Lao động 2019 không cho xử lý kỷ luật người lao động khi họ đang ở một trong các tình trạng sau:
- Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động.
- Đang bị tạm giữ, tạm giam.
- Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với một số hành vi nghiêm trọng như trộm cắp, tham ô, tiết lộ bí mật.
- Lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Khi hết khoảng thời gian này, nếu thời hiệu đã hết hoặc còn nhưng không đủ 60 ngày, người sử dụng lao động được kéo dài thời hiệu để xử lý, nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết khoảng thời gian nói trên. Ví dụ giả định: một nhân viên vi phạm tháng 1, sau đó nghỉ thai sản và nuôi con nhỏ, đến khi con đủ 12 tháng tuổi thì thời hiệu 6 tháng đã qua từ lâu; công ty chỉ còn tối đa 60 ngày kể từ mốc đó để ra quyết định.
Hai phía nhìn mốc thời hiệu thế nào
Với người lao động. Khi nhận thông báo họp kỷ luật, việc đầu tiên nên làm là đếm thời hiệu. Một hành vi xảy ra hơn 6 tháng trước, không liên quan tài chính, tài sản, bí mật, và bạn không ở trong khoảng không được xử lý, thì không còn bị xử lý được. Bạn có quyền nêu điều này tại cuộc họp và đề nghị ghi vào biên bản.
Với doanh nghiệp. Thời hiệu buộc bạn lập hồ sơ ngay khi phát hiện: biên bản vi phạm, lời khai, chứng cứ, rồi lên lịch họp với khoảng đệm đủ cho thông báo 5 ngày làm việc. Để lỡ thời hiệu thì mọi công sức điều tra đều không dùng được cho việc kỷ luật.
Với hành vi lặp lại. Mỗi lần vi phạm là một hành vi có thời hiệu riêng. Một chuỗi đi muộn kéo dài nhiều tháng không thể gộp lại rồi xử lý những lần đã quá 6 tháng.
Với sa thải do tự ý bỏ việc. Căn cứ "tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày" có cửa sổ thời gian riêng để đếm số ngày bỏ việc, khác với thời hiệu xử lý. Cả hai mốc đều phải đúng.
Kéo dài tối đa 60 ngày: ba ví dụ giả định
Vi phạm trước khi nghỉ ốm dài. Nhân viên kho vi phạm quy trình ngày 05/5, sau đó nghỉ ốm có giấy từ 20/10 đến 15/12. Thời hiệu 6 tháng hết ngày 05/11, rơi vào lúc đang nghỉ ốm nên không được xử lý. Khi người lao động đi làm lại ngày 16/12, công ty còn tối đa 60 ngày kể từ mốc hết thời gian nghỉ ốm để ra quyết định.
Thời hiệu còn nhưng ngắn. Một hành vi xảy ra ngày 01/3, người lao động nghỉ việc riêng được đồng ý từ 15/8 đến 25/8. Hết khoảng nghỉ, thời hiệu 6 tháng còn vài ngày, ít hơn 60 ngày, nên công ty được kéo dài, nhưng tổng cộng không quá 60 ngày kể từ ngày 25/8.
Thời hiệu còn dài. Nếu sau khoảng không được xử lý mà thời hiệu vẫn còn hơn 60 ngày, không phát sinh việc kéo dài. Công ty dùng phần thời hiệu còn lại như bình thường.
Điểm chung. Muốn dùng quy tắc kéo dài, doanh nghiệp phải chứng minh được khoảng thời gian không được xử lý bằng giấy tờ: giấy nghỉ ốm, đơn nghỉ việc riêng được duyệt, giấy xác nhận mang thai, quyết định của cơ quan tiến hành tố tụng. Không có giấy tờ thì phần kéo dài dễ bị bác.
Tạm đình chỉ công việc: mốc 15 ngày và 90 ngày
Khi vụ việc phức tạp, cần thời gian xác minh và việc để người lao động tiếp tục làm có thể gây khó khăn cho việc xác minh, người sử dụng lao động có quyền tạm đình chỉ công việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên. Thời hạn tạm đình chỉ không quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày.
Trong thời gian tạm đình chỉ, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ. Hết thời hạn, người lao động phải được cho làm việc trở lại. Nếu sau đó bị xử lý kỷ luật, người lao động cũng không phải trả lại số tiền đã tạm ứng; nếu không bị xử lý, người lao động được trả đủ tiền lương cho thời gian bị tạm đình chỉ.
Tạm đình chỉ không làm ngừng thời hiệu xử lý kỷ luật. Doanh nghiệp vẫn phải ra quyết định trong thời hiệu, nên thời gian tạm đình chỉ phải được dùng để xác minh thật nhanh.
Khi nào nên hỏi người làm nghề
Nếu bạn nhận quyết định sa thải và nghi ngờ quyết định ra sau thời hiệu, hoặc công ty dùng một hành vi cũ đã lâu làm căn cứ, đó là tình huống đáng mang hồ sơ đi hỏi. Bị sa thải trái luật có thể dẫn tới quyền được nhận lại làm việc và được bồi thường, nhưng bạn chỉ dùng được quyền này khi còn trong thời hiệu yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động. Với tranh chấp về kỷ luật sa thải, luật không bắt buộc qua hoà giải trước khi ra toà.
Hãy chuẩn bị quyết định kỷ luật, biên bản họp, thông báo họp, biên bản vi phạm, cùng ghi chép ngày tháng các lần bạn nghỉ ốm, nghỉ thai sản nếu có. Với một vụ có số tiền lớn hoặc bạn không chắc cách đếm, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được xem cụ thể trước khi chọn đường giải quyết.
Câu hỏi thường gặp
Công ty phát hiện vi phạm sau 8 tháng thì còn xử lý được không?
Nếu hành vi không liên quan trực tiếp tới tài chính, tài sản, bí mật và người lao động không ở trong khoảng không được xử lý, thời hiệu 6 tháng đã hết, nên không còn xử lý kỷ luật được. Nếu thuộc nhóm tài chính, tài sản, bí mật thì vẫn còn trong thời hiệu 12 tháng.
Hết thời hiệu kỷ luật thì công ty còn đòi bồi thường thiệt hại được không?
Thời hiệu kỷ luật chỉ chặn việc áp dụng hình thức kỷ luật. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại có cơ chế riêng và thời hiệu riêng theo pháp luật về lao động và dân sự, nên doanh nghiệp vẫn có thể yêu cầu nếu có căn cứ.
Người lao động nghỉ việc rồi thì công ty có ra quyết định kỷ luật được không?
Khi hợp đồng đã chấm dứt, quan hệ lao động không còn nên việc kỷ luật thường không còn ý nghĩa và khó áp dụng. Công ty chỉ còn các quyền khác như yêu cầu bồi thường theo thoả thuận và theo luật.
Vi phạm xảy ra trong thời gian thử việc có bị kỷ luật không?
Trong thời gian thử việc, công ty có quyền dừng thử việc không cần báo trước, nên thường không cần tới kỷ luật. Nếu người lao động đã thành nhân viên chính thức, hành vi trong thời gian thử việc vẫn có thời hiệu tính từ ngày xảy ra.
Thời hiệu tính theo ngày lịch hay ngày làm việc?
Thời hiệu tính bằng tháng nên đếm theo tháng lịch, không loại ngày nghỉ. Ngược lại, khoảng thông báo trước cuộc họp theo hướng dẫn hiện hành tính bằng ngày làm việc.
Nội quy lao động chưa đăng ký thì có kỷ luật được không?
Hành vi vi phạm phải được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật về lao động. Đơn vị dùng từ 10 người trở lên mà nội quy chưa đăng ký, chưa có hiệu lực thì căn cứ xử lý rất yếu.