Theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, đương sự được triệu tập hợp lệ lần thứ nhất mà vắng mặt thì phiên toà phải hoãn, trừ khi có đề nghị xét xử vắng mặt; lần thứ hai vẫn vắng mặt thì nguyên đơn bị coi là từ bỏ việc khởi kiện, còn bị đơn bị xét xử vắng mặt, trừ trường hợp vắng mặt vì sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan. Thời hạn hoãn phiên toà sơ thẩm không quá 1 tháng kể từ ngày ra quyết định hoãn.
Vì hệ quả của lần vắng thứ hai rất nặng, nhận giấy triệu tập muộn hay đột ngột không thể đến là chuyện phải xử lý ngay trong ngày, không phải chờ đến hôm phiên toà mới giải thích. Bài này nói về chữ "hợp lệ" trong triệu tập hợp lệ, cách báo lý do vắng mặt sao cho được ghi nhận, khi nào nên đề nghị xét xử vắng mặt hay cử người đại diện, và những mốc liên quan đến hoãn phiên toà, phiên hoà giải. Giấy triệu tập của cơ quan điều tra trong vụ hình sự đi theo luật khác, không thuộc phạm vi bài này. Con số theo bộ luật 2015, đối chiếu bản sửa đổi mới nhất.
Thế nào là "triệu tập hợp lệ"
Một lần triệu tập chỉ tính là hợp lệ khi giấy triệu tập được cấp, tống đạt đúng phương thức luật định: giao trực tiếp cho bạn, gửi qua dịch vụ bưu chính có ký nhận, giao cho người thân thích có đủ năng lực cùng cư trú khi bạn vắng nhà, giao qua phương tiện điện tử nếu bạn đã đăng ký nhận theo cách này, hoặc niêm yết công khai khi không thể tống đạt trực tiếp. Khi niêm yết, văn bản phải được niêm yết trong thời hạn 15 ngày theo quy định.
Người nhận thay (người thân, tổ trưởng tổ dân phố, trưởng thôn) có trách nhiệm giao lại cho bạn, và việc nhận thay được lập thành biên bản hoặc ký nhận. Dù họ chậm giao, về nguyên tắc việc tống đạt vẫn có thể được coi là hợp lệ. Đây là lý do bạn nên báo cho người thân biết mình đang có vụ việc tại toà, để họ chuyển giấy ngay.
Ngược lại, có những trường hợp lần triệu tập có thể bị coi là chưa hợp lệ: giấy gửi đến địa chỉ không phải địa chỉ bạn đã khai với toà, giấy giao cho người không đủ năng lực, giấy đến sau ngày hẹn, hoặc không có bằng chứng tống đạt. Nếu rơi vào một trong các trường hợp này, bạn nên trình bày bằng văn bản với toà, kèm chứng cứ (phong bì có ngày, xác nhận địa chỉ), để lần vắng mặt không bị tính là lần triệu tập hợp lệ.
Bảng hệ quả vắng mặt theo lần triệu tập và theo vai trò
Các hệ quả dưới đây áp dụng cho phiên toà sơ thẩm dân sự theo bộ luật 2015, trừ khi người vắng mặt đã có đơn đề nghị xét xử vắng mặt hoặc có người đại diện tham gia.
| Người vắng mặt | Triệu tập hợp lệ lần thứ nhất | Triệu tập hợp lệ lần thứ hai |
|---|---|---|
| Nguyên đơn | Phiên toà hoãn | Coi như từ bỏ việc khởi kiện; toà đình chỉ giải quyết đối với yêu cầu của nguyên đơn, trừ trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan |
| Bị đơn có yêu cầu phản tố | Phiên toà hoãn | Coi như từ bỏ yêu cầu phản tố; toà vẫn xét xử vắng mặt phần yêu cầu của nguyên đơn |
| Bị đơn không có yêu cầu phản tố | Phiên toà hoãn | Toà xét xử vắng mặt |
| Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập | Phiên toà hoãn | Coi như từ bỏ yêu cầu độc lập |
| Người kháng cáo tại phiên phúc thẩm | Phiên toà hoãn | Coi như từ bỏ kháng cáo; toà đình chỉ xét xử phúc thẩm đối với yêu cầu kháng cáo đó |
Với nguyên đơn, khi bị đình chỉ vì vắng mặt lần thứ hai, tiền tạm ứng án phí đã nộp có thể bị sung vào công quỹ nhà nước. Bạn thường vẫn có thể khởi kiện lại nếu thời hiệu còn, nhưng mất tiền tạm ứng, mất thời gian, và có khi mất luôn thời hiệu vì vụ đầu đã kéo dài.
Phiên họp hoà giải có hệ quả nhẹ hơn: triệu tập hợp lệ lần thứ hai mà vẫn vắng mặt thì vụ án được coi là không hoà giải được và toà chuyển sang chuẩn bị xét xử.
Nhận giấy muộn hoặc không đến được: làm gì trong ngày
Dù lý do là gì, việc cần làm đầu tiên là để lại dấu vết bằng văn bản trong hồ sơ của toà trước giờ mở phiên toà.
- Ghi ngày nhận giấy triệu tập lên phong bì, chụp lại phong bì và giấy triệu tập.
- Gọi số liên lạc của toà ghi trên giấy hoặc đến bộ phận văn thư để báo trước, hỏi tên thư ký phụ trách vụ án. Ghi lại ngày giờ cuộc gọi và người trả lời.
- Viết đơn trình bày lý do không thể có mặt: nhận giấy muộn, ốm đau, công tác xa, tai nạn. Nêu rõ ngày, kèm chứng cứ (giấy khám bệnh, giấy ra viện, vé tàu xe, xác nhận của nơi làm việc).
- Trong đơn, nói rõ mong muốn: đề nghị hoãn phiên toà, hay đề nghị xét xử vắng mặt và giữ nguyên các ý kiến đã nộp.
- Nộp đơn trước giờ mở phiên toà: trực tiếp, qua người nhà, hoặc gửi bảo đảm. Nếu không kịp gửi bản giấy, gửi qua kênh điện tử mà toà có tiếp nhận và mang bản gốc đến sau.
- Sau phiên toà dự kiến, hỏi lại toà kết quả: phiên toà đã hoãn hay đã xử, ngày mở lại là ngày nào.
Một lá đơn ngắn gửi đúng lúc có giá trị hơn nhiều so với lời giải thích dài dòng sau khi toà đã quyết định. Thẩm phán chỉ có thể xem xét những gì có trong hồ sơ ở thời điểm mở phiên toà.
Đề nghị xét xử vắng mặt hay cử người đại diện
Đề nghị xét xử vắng mặt. Bạn có quyền gửi đơn đề nghị toà xét xử vắng mặt. Khi đó phiên toà không phải hoãn vì bạn, và toà xét xử dựa trên lời khai, chứng cứ bạn đã nộp. Cách này hợp khi bạn đã trình bày đầy đủ và không còn gì cần tranh luận trực tiếp.
Cử người đại diện theo uỷ quyền. Bạn có thể uỷ quyền cho người khác (người thân, đồng nghiệp, người làm nghề luật) tham gia tố tụng thay mình bằng văn bản uỷ quyền hợp lệ. Người đại diện có mặt thì bạn không bị coi là vắng mặt. Lưu ý một số việc như ly hôn không được uỷ quyền cho người khác tham gia thay.
Nhờ người bảo vệ quyền lợi. Luật sư hoặc người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp có thể tham gia bên cạnh bạn. Họ vắng mặt lần thứ nhất cũng có thể làm phiên toà hoãn, tuỳ trường hợp, trừ khi bạn đồng ý xét xử vắng mặt họ.
Cân nhắc kỹ trước khi để xét xử vắng mặt. Vắng mặt nghĩa là bạn mất cơ hội trả lời câu hỏi của toà, đối chất với bên kia, phản bác chứng cứ mới. Với vụ có tranh chấp gay gắt về sự kiện, có mặt hoặc có người đại diện thường an toàn hơn.
Phòng lỡ giấy ngay từ đầu: giữ đường liên lạc với toà
Phần lớn chuyện "nhận giấy muộn" bắt nguồn từ địa chỉ và cách nhận văn bản mà chính đương sự khai từ đầu. Những việc sau làm một lần, đỡ lo suốt vụ án.
- Khai địa chỉ nơi bạn thật sự sinh sống và nhận thư, không nhất thiết là địa chỉ thường trú ghi trên giấy tờ. Nếu ở trọ, ghi rõ số phòng, tên chủ nhà nếu cần.
- Nếu toà có hình thức đăng ký nhận văn bản tố tụng qua phương tiện điện tử, cân nhắc đăng ký và kiểm tra hộp thư thường xuyên, kể cả mục thư rác.
- Chuyển chỗ ở trong khi vụ án đang giải quyết thì báo ngay cho toà bằng văn bản và xin xác nhận. Không báo thì văn bản gửi về địa chỉ cũ vẫn có thể được coi là tống đạt hợp lệ.
- Dặn người cùng nhà: có thư của toà án thì báo bạn trong ngày, chụp ảnh gửi bạn trước, giữ nguyên phong bì.
- Đi xa dài ngày (công tác, lao động nước ngoài, điều trị bệnh) thì báo trước cho toà và cân nhắc lập uỷ quyền cho người đại diện tham gia tố tụng.
- Lập một danh sách các văn bản toà đã gửi, mỗi dòng ghi ngày nhận, nội dung, việc phải làm và hạn chót. Khi vụ án kéo dài, danh sách này giúp bạn không nhầm lần triệu tập thứ nhất với thứ hai.
Toà chỉ có thể liên lạc với bạn qua những gì bạn đã khai. Giữ đường liên lạc thông suốt là cách đơn giản nhất để không bao giờ phải viết đơn giải thích vì sao vắng mặt.
Hoãn phiên toà: tối đa bao lâu và chuẩn bị gì cho lần sau
Khi phiên toà sơ thẩm bị hoãn, thời hạn hoãn không quá 1 tháng kể từ ngày ra quyết định hoãn. Quyết định hoãn phải ghi rõ thời gian, địa điểm mở lại phiên toà; nếu chưa xác định được, toà sẽ thông báo sau. Bạn nên xin bản quyết định hoãn hoặc hỏi rõ ngày mở lại ngay khi biết.
Lần mở lại phiên toà sau khi hoãn vì bạn vắng mặt chính là lần triệu tập hợp lệ thứ hai. Đây là lần bạn không được vắng nếu không có lý do bất khả kháng hay trở ngại khách quan. Sắp xếp công việc, đặt lịch nhắc, chuẩn bị phương án dự phòng (người đại diện theo uỷ quyền sẵn sàng) từ khi có quyết định hoãn.
Thời gian hoãn cũng là lúc nên kiểm tra lại hồ sơ của mình: chứng cứ đã nộp đủ chưa, có gì mới cần trình bày không. Chứng cứ mới đưa ra lúc này vẫn phải tuân theo quy định về giao nộp chứng cứ muộn; nếu là chứng cứ toà đã yêu cầu mà bạn chưa nộp, cần chứng minh lý do chính đáng.
Một lưu ý về an toàn: các vụ giả mạo giấy triệu tập, gọi điện xưng là toà án để yêu cầu chuyển tiền "nộp phạt" hay "xác minh" đã xuất hiện nhiều. Toà không yêu cầu chuyển tiền qua điện thoại. Khi nghi ngờ, liên hệ trực tiếp toà án qua thông tin chính thức để kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Giấy triệu tập đến sau ngày phiên toà thì có bị tính là vắng mặt không?
Nếu bạn chứng minh được giấy đến sau ngày hẹn, lần triệu tập đó khó được coi là hợp lệ đối với bạn. Hãy gửi ngay văn bản trình bày cho toà kèm phong bì có dấu ngày, ảnh chụp, để toà ghi nhận và không tính lần vắng mặt này vào số lần triệu tập hợp lệ.
Bị ốm đột xuất sáng hôm xét xử thì báo thế nào?
Liên hệ toà ngay qua số trên giấy triệu tập hoặc nhờ người nhà đến báo, sau đó nộp đơn trình bày kèm giấy tờ y tế càng sớm càng tốt. Ốm đột xuất có giấy tờ chứng minh thường được xem là trở ngại khách quan. Điều quan trọng là có chứng cứ và báo kịp thời.
Nguyên đơn bị đình chỉ vì vắng mặt hai lần có kiện lại được không?
Thường là được, nếu thời hiệu khởi kiện còn. Tuy nhiên tiền tạm ứng án phí đã nộp có thể bị sung công quỹ, và bạn phải đi lại toàn bộ thủ tục từ đầu. Nếu vụ việc gần hết thời hiệu, việc bị đình chỉ có thể khiến bạn mất quyền khởi kiện trên thực tế.
Có thể xin hoãn phiên toà nhiều lần không?
Luật không cho kéo dài vô hạn. Mỗi lần hoãn phải có căn cứ, và với chính người vắng mặt, lần triệu tập hợp lệ thứ hai đã có hệ quả bất lợi như nêu trong bài. Nếu thường xuyên không thể có mặt, cử người đại diện theo uỷ quyền là giải pháp bền hơn.
Nhận giấy triệu tập qua tin nhắn điện thoại có hợp lệ không?
Toà có thể tống đạt qua phương tiện điện tử khi đương sự đã đăng ký nhận bằng cách này theo quy định. Nếu bạn chưa đăng ký mà nhận tin nhắn lạ xưng là toà, đặc biệt có kèm yêu cầu chuyển tiền, hãy kiểm tra trực tiếp với toà án trước khi làm bất cứ điều gì.
Bị đơn cố tình không nhận giấy triệu tập thì vụ án có bị kéo dài mãi không?
Không. Việc từ chối nhận có thể được lập biên bản, và toà có thể niêm yết công khai văn bản. Sau khi triệu tập hợp lệ lần thứ hai mà bị đơn vẫn vắng mặt, toà xét xử vắng mặt. Né tránh không làm vụ án dừng lại.