Khi toà thụ lý vụ án dân sự, bị đơn và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có 15 ngày kể từ ngày nhận thông báo thụ lý để nộp cho toà văn bản ghi ý kiến về yêu cầu của người khởi kiện, kèm tài liệu, chứng cứ và yêu cầu phản tố nếu có. Cần thêm thời gian thì làm đơn xin gia hạn, toà có thể gia hạn nhưng không quá 15 ngày nữa. Còn chứng cứ thì nộp trong thời hạn thẩm phán ấn định, không vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử.
Với người lần đầu bị kiện, thông báo thụ lý thường gây hoảng. Thật ra đây là lúc bạn có nhiều quyền nhất: trình bày phiên bản của mình, đưa chứng cứ, phản tố, yêu cầu áp dụng thời hiệu. Những quyền này đều có hạn. Bỏ qua khúc đầu, sau đó muốn đưa chứng cứ ra thì phải chứng minh vì sao nộp muộn. Bài này sắp xếp các mốc theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, áp dụng cho cả hai phía nguyên đơn và bị đơn; bạn đối chiếu bản sửa đổi mới nhất trước khi dựa vào con số.
Bảng mốc trong giai đoạn chuẩn bị xét xử sơ thẩm
Sau khi toà thụ lý, vụ án bước vào giai đoạn chuẩn bị xét xử. Các mốc dưới đây là khung chung; thẩm phán có thể ấn định mốc cụ thể trong văn bản gửi đương sự, và văn bản đó là căn cứ bạn bám vào.
| Việc | Thời hạn | Ghi chú |
|---|---|---|
| Toà thông báo thụ lý cho bị đơn, người liên quan, viện kiểm sát | 3 ngày làm việc kể từ ngày thụ lý | Ngày bạn nhận thông báo là mốc tính hạn của bạn |
| Bị đơn, người liên quan nộp văn bản ghi ý kiến | 15 ngày kể từ ngày nhận thông báo | Gia hạn được, không quá 15 ngày, phải có đơn |
| Giao nộp tài liệu, chứng cứ | Thẩm phán ấn định | Không vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử |
| Yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập | Trước phiên họp kiểm tra giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hoà giải | Đưa ra sau mốc này thì không được giải quyết chung |
| Chuẩn bị xét xử vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình | 4 tháng kể từ ngày thụ lý | Phức tạp hoặc có trở ngại: gia hạn không quá 2 tháng |
| Chuẩn bị xét xử vụ án kinh doanh, thương mại, lao động | 2 tháng kể từ ngày thụ lý | Gia hạn không quá 1 tháng |
| Mở phiên toà sau quyết định đưa vụ án ra xét xử | 1 tháng | Có lý do chính đáng: 2 tháng |
Trên thực tế nhiều vụ kéo dài hơn khung này vì tạm đình chỉ, chờ kết quả giám định, chờ uỷ thác tư pháp ra nước ngoài. Thời gian tạm đình chỉ không tính vào thời hạn chuẩn bị xét xử. Vì vậy đừng đem khung 4 tháng ra so rồi kết luận toà "chậm sai luật" khi chưa biết vụ án đã có quyết định tạm đình chỉ hay chưa.
Viết văn bản ghi ý kiến trong 15 ngày: làm theo thứ tự
Mười lăm ngày nghe dài nhưng trừ thời gian đọc hồ sơ, tìm giấy tờ cũ, hỏi người hiểu việc thì không còn bao nhiêu. Thứ tự sau giúp bạn không lãng phí.
- Ngày nhận thông báo: ghi lại ngày, đọc kỹ yêu cầu của nguyên đơn và danh mục tài liệu họ đã nộp. Nếu thông báo không kèm bản sao đơn và tài liệu, bạn có quyền đề nghị toà cho tiếp cận.
- Trong 3 ngày đầu: liệt kê từng yêu cầu của nguyên đơn, ghi bên cạnh là đồng ý, không đồng ý hay đồng ý một phần, và vì sao.
- Gom chứng cứ bạn đang giữ: hợp đồng, tin nhắn, sao kê chuyển khoản, biên nhận, hình ảnh. Sắp theo thời gian và đánh số.
- Kiểm tra xem vụ việc có dấu hiệu đã hết thời hiệu khởi kiện không. Nếu có, ghi rõ trong văn bản ý kiến là bạn yêu cầu toà áp dụng thời hiệu.
- Cân nhắc có yêu cầu ngược lại nguyên đơn không (ví dụ giả định: bị kiện đòi tiền hàng nhưng hàng giao bị lỗi, bạn muốn đòi bồi thường). Nếu có thì đây là yêu cầu phản tố, cần ghi riêng và chuẩn bị nộp tạm ứng án phí.
- Viết văn bản ý kiến ngắn gọn, mỗi ý một đoạn, có danh mục tài liệu kèm theo. Ký, ghi ngày.
- Nộp trực tiếp tại toà và xin xác nhận, hoặc gửi qua bưu chính và giữ biên nhận. Nếu chưa kịp, nộp đơn xin gia hạn trước khi hết 15 ngày, nêu lý do cụ thể.
Không nộp văn bản ý kiến đúng hạn không làm vụ án dừng lại và cũng không có nghĩa bạn thua ngay. Nhưng bạn mất lợi thế trình bày sớm, và thẩm phán sẽ làm việc với hồ sơ chỉ có một phía trong một thời gian. Với bị đơn, im lặng gần như luôn là lựa chọn tệ nhất.
Giao nộp chứng cứ: hạn nằm ở đâu và nộp muộn thì sao
Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 đặt ra nguyên tắc: đương sự có quyền và nghĩa vụ giao nộp tài liệu, chứng cứ cho toà trong quá trình giải quyết vụ việc. Thời hạn giao nộp do thẩm phán được phân công giải quyết vụ việc ấn định, nhưng không vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử sơ thẩm. Thẩm phán thường ghi thời hạn này trong thông báo, trong biên bản làm việc hoặc trong yêu cầu bổ sung chứng cứ gửi riêng cho bạn.
Điểm mấu chốt nằm ở giai đoạn sau quyết định đưa vụ án ra xét xử. Nếu toà đã yêu cầu bạn nộp một chứng cứ mà bạn không nộp, rồi đến lúc này mới mang tới, bạn phải chứng minh lý do chính đáng của việc chậm nộp. Ngược lại, với chứng cứ mà trước đó toà không yêu cầu, hoặc chứng cứ mà bạn không thể biết được trong quá trình giải quyết sơ thẩm, luật cho phép bạn giao nộp và trình bày ngay tại phiên toà sơ thẩm, phiên toà phúc thẩm.
Vì vậy cách an toàn là nộp ngay những gì bạn đang có, kể cả khi nghĩ "để dành đến phiên toà cho bất ngờ". Chiến thuật giữ bài tẩy hợp với phim hơn là với toà dân sự hiện nay: chứng cứ nộp muộn có thể không được chấp nhận, và kể cả được chấp nhận thì phiên toà có thể phải hoãn để bên kia tiếp cận, kéo dài thêm thời gian cho chính bạn.
Khi nộp, hãy làm danh mục ghi rõ tên từng tài liệu, số trang, là bản chính hay bản sao. Xin toà xác nhận đã nhận theo danh mục. Đó là bằng chứng bạn đã nộp đúng hạn nếu sau này có tranh cãi.
Không tự thu thập được chứng cứ thì nhờ toà, nhưng cũng có hạn
Yêu cầu toà thu thập chứng cứ. Có những tài liệu bạn biết là tồn tại nhưng không lấy được: sao kê tài khoản của bên kia, hồ sơ lưu ở cơ quan nhà nước, bệnh án. Bạn làm đơn yêu cầu toà thu thập, nêu rõ tài liệu gì, ai đang giữ, vì sao bạn không tự lấy được và đã cố gắng thế nào.
Làm đơn sớm. Toà cần thời gian ra văn bản yêu cầu cơ quan, tổ chức cung cấp; theo luật, nơi được yêu cầu có trách nhiệm cung cấp trong 15 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu. Nếu bạn làm đơn sát cuối thời hạn chuẩn bị xét xử, nhiều khả năng tài liệu về không kịp.
Giám định, định giá cũng là chứng cứ. Yêu cầu giám định chữ ký, định giá tài sản tranh chấp cần nộp tạm ứng chi phí. Chậm nộp chi phí là chậm có kết quả, và thời gian chờ có thể khiến vụ án bị tạm đình chỉ.
Giữ bản sao những gì đã nộp. Bộ hồ sơ của riêng bạn nên có bản sao mọi thứ đã nộp, xếp theo ngày nộp. Đến phiên toà, bạn sẽ cần chỉ ra chính xác tài liệu nào ở trang nào.
Mốc cuối cùng để yêu cầu áp dụng thời hiệu
Đây là mốc mà bị đơn hay bỏ lỡ nhất. Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định toà chỉ áp dụng quy định về thời hiệu theo yêu cầu của một bên hoặc các bên, và yêu cầu đó phải được đưa ra trước khi toà cấp sơ thẩm ra bản án, quyết định giải quyết vụ việc. Nói cách khác, toà không tự áp dụng thời hiệu khởi kiện thay bạn. Nếu vụ việc đã quá thời hiệu nhưng bạn không nêu, toà vẫn xét xử nội dung như bình thường.
Người được hưởng lợi từ việc áp dụng thời hiệu có quyền từ chối áp dụng; trường hợp đó toà cũng không áp dụng. Lên đến phúc thẩm mới nêu thì đã muộn, vì mốc là trước khi toà sơ thẩm ra bản án, quyết định.
Vì thế ngay trong văn bản ghi ý kiến đầu tiên, nếu có căn cứ, hãy ghi một câu rõ ràng: đề nghị toà áp dụng thời hiệu khởi kiện đối với yêu cầu nào, vì sao bạn cho rằng đã hết thời hiệu, tính từ ngày nào. Thời hiệu cho từng loại tranh chấp và cách tính lại thời hiệu khi bên kia thừa nhận nợ là phần riêng, bạn xem thêm ở danh mục thời hiệu khởi kiện của trang. Ở đây chỉ cần nhớ: muốn dùng thì phải nói, và nói trước khi có bản án sơ thẩm.
Phiên họp kiểm tra chứng cứ và hoà giải: những gì phải xong trước đó
Trước khi xét xử, toà mở phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hoà giải (trừ những vụ không được hoà giải hoặc không hoà giải được). Phiên họp này là một mốc khoá nhiều quyền.
- Yêu cầu phản tố và yêu cầu độc lập phải đưa ra trước phiên họp này mới được giải quyết chung trong cùng vụ án.
- Tại phiên họp, các bên được hỏi đã giao nộp đủ chứng cứ chưa, có yêu cầu toà thu thập thêm không. Câu trả lời của bạn được ghi biên bản; nói "đủ rồi" thì sau đó muốn bổ sung sẽ khó hơn.
- Bạn có quyền xem, ghi chép, sao chụp tài liệu bên kia đã nộp, trừ những tài liệu luật không cho công khai. Hãy dùng quyền này trước phiên họp để chuẩn bị ý kiến.
- Nếu được triệu tập hợp lệ lần thứ hai mà vẫn vắng mặt tại phiên hoà giải, vụ án được coi là không hoà giải được và chuyển sang chuẩn bị xét xử.
- Hoà giải thành tại phiên này được lập biên bản; các bên có một thời hạn ngắn để thay đổi ý kiến trước khi toà ra quyết định công nhận sự thoả thuận, quyết định này có hiệu lực ngay.
Nếu bạn chưa sẵn sàng, đừng ngại đề nghị toà ghi nhận rằng bạn còn đang chờ một tài liệu đã yêu cầu thu thập. Biên bản phản ánh đúng tình trạng hồ sơ sẽ bảo vệ bạn tốt hơn một câu trả lời cho nhanh.
Câu hỏi thường gặp
Quá 15 ngày mà chưa nộp văn bản ý kiến thì có bị xử thua không?
Không có quy định nào xử thua vì lý do này. Vụ án vẫn tiếp tục, bạn vẫn có thể trình bày tại phiên họp và phiên toà. Nhưng bạn mất cơ hội để thẩm phán đọc phiên bản của mình ngay từ đầu, và các yêu cầu như phản tố, áp dụng thời hiệu có mốc riêng mà bạn không nên để trôi.
Đơn xin gia hạn nộp văn bản ý kiến cần ghi những gì?
Ghi rõ số thông báo thụ lý, ngày nhận, lý do cần thêm thời gian một cách cụ thể (đang chờ ngân hàng cấp sao kê, đang ở xa, cần dịch tài liệu tiếng nước ngoài) và thời gian xin thêm. Nộp trước khi hết hạn 15 ngày. Gia hạn tối đa theo luật là 15 ngày nữa, không kéo dài hơn.
Chứng cứ là tin nhắn điện thoại thì nộp thế nào?
Thông thường bạn in hoặc chụp lại nội dung tin nhắn có đủ số gửi, số nhận, thời gian, rồi nộp kèm bản trình bày nguồn gốc. Toà có thể yêu cầu xuất trình thiết bị gốc hoặc lập vi bằng, giám định. Giữ nguyên điện thoại, không xoá đoạn hội thoại, sao lưu dữ liệu sang nơi khác.
Nguyên đơn có bị giới hạn thời gian giao nộp chứng cứ như bị đơn không?
Có. Nguyên tắc về thời hạn giao nộp chứng cứ áp dụng cho mọi đương sự. Nguyên đơn còn phải nộp chứng cứ ban đầu kèm đơn khởi kiện. Chứng cứ bổ sung sau đó cũng phải nộp trong thời hạn thẩm phán ấn định, và nộp muộn cũng phải chứng minh lý do như bị đơn.
Toà quá 4 tháng chưa đưa vụ án ra xét xử thì có làm gì được không?
Trước hết hỏi toà xem vụ án đã gia hạn hay tạm đình chỉ chưa, vì hai việc này làm thời hạn kéo dài hợp pháp. Nếu không có lý do mà vụ án vẫn đứng yên, bạn có thể gửi văn bản đề nghị toà sớm đưa vụ án ra xét xử. Khiếu nại về hành vi tố tụng có thủ tục và thời hiệu riêng, nên làm sớm.
Có nên đợi xem bên kia nộp gì rồi mới nộp chứng cứ của mình?
Không nên. Bạn có quyền tiếp cận chứng cứ của bên kia, nhưng quyền đó không đổi được hạn của bạn. Nộp chậm vì chờ đối phương là lý do không được coi là chính đáng. Hãy nộp những gì đang có trước, rồi bổ sung khi có tài liệu mới trong thời hạn còn lại.