Nếu hợp đồng không ghi múi giờ, hạn chót "17 giờ ngày 15" có thể bị hiểu theo giờ của bất kỳ bên nào, và hai cách hiểu có thể lệch nhau tới nửa ngày. Cách chắc chắn duy nhất là ghi rõ trong hợp đồng: giờ của thành phố nào, kèm độ lệch so với giờ quốc tế, ví dụ giờ Hà Nội (UTC+7), và ngày làm việc tính theo lịch của nước nào.
Khi hợp đồng đã ký mà không ghi, câu trả lời phụ thuộc luật áp dụng, nơi thực hiện nghĩa vụ và tập quán của hai bên. Bài này giải thích các nguồn quy tắc thường gặp, gồm quy định của Công ước Viên năm 1980 về mua bán hàng hoá quốc tế mà Việt Nam là thành viên, các bẫy giờ mùa hè, và mẫu câu chữ nên đưa vào hợp đồng.
Việt Nam dùng một múi giờ, nhưng đối tác thì không
Việt Nam dùng giờ UTC+7 quanh năm và không đổi giờ theo mùa. Nhiều đối tác thì khác: phần lớn châu Âu và Bắc Mỹ chuyển sang giờ mùa hè vào mùa xuân và trở lại giờ chuẩn vào mùa thu, và hai châu lục đổi giờ vào những ngày khác nhau. Vì vậy chênh lệch giờ giữa Hà Nội và một thành phố châu Âu không cố định cả năm; có những tuần trong năm chênh lệch còn thay đổi hai lần.
Với hạn chót tính bằng ngày, chênh lệch múi giờ ít khi thành vấn đề. Nhưng với hạn chót có giờ cụ thể, như hạn nộp hồ sơ thầu quốc tế, hạn gửi chứng từ, hạn chấp nhận chào hàng, hay hạn thông báo sự cố, vài giờ chênh lệch có thể quyết định hồ sơ được nhận hay bị loại.
Ngoài giờ, còn chuyện "ngày": khi ở Việt Nam đã là sáng ngày 16 thì ở bờ tây nước Mỹ vẫn là chiều ngày 15. Một thông báo gửi lúc 8 giờ sáng ngày 16 theo giờ Hà Nội có thể vẫn kịp hạn "ngày 15" nếu hạn tính theo giờ của đối tác ở đó. Ngược lại, hạn "ngày 15" theo giờ Hà Nội thì đối tác ở Mỹ phải gửi từ sáng ngày 15 theo giờ của họ.
Quy đổi giờ: ví dụ giả định một hạn "17 giờ ngày 15"
Bảng dưới minh hoạ cùng một hạn chót được hiểu theo các múi giờ khác nhau. Độ lệch chỉ là ví dụ giả định ở một thời điểm trong năm; khi áp dụng thật, tra giờ chính xác vào đúng ngày đó vì giờ mùa hè.
| Nếu hạn tính theo giờ của | Tương ứng giờ Hà Nội (ví dụ giả định) | Ý nghĩa với bên Việt Nam |
|---|---|---|
| Hà Nội (UTC+7) | 17 giờ ngày 15 | Rõ ràng nhất với bên Việt Nam |
| Tokyo, Seoul | 15 giờ ngày 15 | Bên Việt Nam phải gửi sớm hơn hai tiếng |
| Singapore, Kuala Lumpur | 16 giờ ngày 15 | Sớm hơn một tiếng |
| Một thành phố Tây Âu, mùa đông | Khoảng 23 giờ ngày 15 | Bên Việt Nam có thêm vài giờ |
| Một thành phố bờ đông Bắc Mỹ, mùa hè | Khoảng 4 giờ sáng ngày 16 | Bên Việt Nam có thêm gần nửa ngày |
| Không ghi múi giờ | Không xác định | Rủi ro tranh chấp cho cả hai bên |
Dòng cuối là lý do bài này tồn tại. Khi hạn không ghi múi giờ, bên Việt Nam nên tự áp cách hiểu sớm nhất có thể bị viện dẫn, thường là giờ của bên nhận, rồi làm xong trước mốc đó.
Quy tắc nào được áp dụng khi hợp đồng không nói
Luật áp dụng cho hợp đồng. Hợp đồng chọn luật nước nào thì cách tính thời hạn theo luật nước đó, trừ khi các bên thoả thuận khác. Nếu chọn luật Việt Nam, quy tắc tính thời hạn của Bộ luật Dân sự 2015 được dùng, nhưng bộ luật không có quy định riêng về múi giờ.
Công ước Viên 1980 (CISG). Việt Nam là thành viên công ước này từ năm 2017. Với hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thuộc phạm vi công ước, có quy tắc về thời hạn chấp nhận chào hàng: ngày nghỉ chính thức nằm giữa thời hạn vẫn được tính, nhưng nếu thông báo chấp nhận không thể tới địa chỉ bên chào hàng vào ngày cuối vì đó là ngày nghỉ ở nơi kinh doanh của bên chào hàng, thời hạn được kéo tới ngày làm việc đầu tiên sau đó.
Nơi thực hiện nghĩa vụ. Khi không có quy định rõ, lập luận phổ biến là nghĩa vụ phải hoàn thành theo giờ của nơi thực hiện: hàng giao tại cảng nào thì giờ địa phương ở cảng đó; thông báo gửi tới văn phòng nào thì giờ làm việc ở văn phòng đó.
Tập quán giữa hai bên. Nếu hai bên đã làm ăn nhiều lần và luôn hiểu hạn theo giờ của một bên, cách hiểu đó có thể được viện dẫn như tập quán đã hình thành. Lưu lại các trao đổi trước đây có thể hữu ích.
Quy tắc của ngân hàng, sàn, tổ chức trọng tài. Thanh toán bằng tín dụng chứng từ, đấu thầu trên sàn quốc tế hay trọng tài thương mại đều có quy tắc riêng về ngày, giờ và nơi xuất trình. Khi tham gia những cơ chế này, đọc quy tắc của chính tổ chức đó.
Mẫu câu chữ nên có trong hợp đồng với đối tác nước ngoài
Bạn không cần điều khoản dài. Năm câu dưới đây, viết bằng ngôn ngữ của hợp đồng, xử lý được phần lớn tình huống. Đây là gợi ý nội dung, không phải mẫu chuẩn.
- Múi giờ: mọi thời điểm trong hợp đồng được hiểu theo giờ của một thành phố cụ thể, kèm độ lệch UTC, ví dụ giờ Hà Nội (UTC+7).
- Ngày làm việc: ngày làm việc là ngày ngân hàng mở cửa giao dịch bình thường tại một hoặc cả hai thành phố được nêu tên.
- Thông báo: thông báo gửi bằng thư điện tử được coi là đã nhận khi gửi trong giờ làm việc của bên nhận; gửi ngoài giờ thì coi là nhận vào đầu ngày làm việc kế tiếp của bên nhận.
- Ngày cuối là ngày nghỉ: nếu ngày cuối của một thời hạn không phải ngày làm việc, thời hạn được kéo tới ngày làm việc kế tiếp, hoặc ngược lại phải hoàn thành vào ngày làm việc liền trước, tuỳ loại nghĩa vụ.
- Ngôn ngữ và lịch: các mốc thời gian được ghi theo lịch dương với định dạng thống nhất, tránh nhầm ngày và tháng giữa cách viết của các nước.
Câu cuối nghe nhỏ nhưng quan trọng: "03/04" là ngày 3 tháng 4 với người Việt, nhưng là ngày 4 tháng 3 với người quen cách viết tháng trước ngày. Ghi tên tháng bằng chữ hoặc dùng định dạng năm-tháng-ngày sẽ hết nhầm.
Hệ thống trực tuyến quốc tế: đồng hồ của máy chủ là trọng tài
Khi nộp hồ sơ thầu, đăng ký, hay xuất trình tài liệu qua một hệ thống trực tuyến của tổ chức nước ngoài, thời điểm quyết định thường là thời điểm hệ thống ghi nhận, theo đồng hồ và múi giờ mà hệ thống đó công bố. Không ai tranh luận được với máy chủ: hồ sơ ghi nhận sau mốc đóng một giây là muộn.
Vài điều nên kiểm khi làm việc với loại hệ thống này. Thứ nhất, trang hướng dẫn thường ghi múi giờ chuẩn của hệ thống; đọc kỹ dòng đó và tự quy đổi, đừng dựa vào giờ hiển thị trên máy tính của mình. Thứ hai, tệp lớn có thể tải lên mất nhiều phút; thời điểm bấm nút không phải thời điểm tải xong. Thứ ba, một số hệ thống đóng cổng trước giờ chót để bảo trì, hoặc chậm lại khi nhiều người nộp cùng lúc.
Nguyên tắc ở đây giống với nộp hồ sơ trực tuyến trong nước, chỉ thêm phần quy đổi múi giờ: nộp trước ít nhất một ngày làm việc, giữ thư xác nhận và mã giao dịch, chụp màn hình báo lỗi kèm thời điểm nếu gặp sự cố, và báo ngay cho đơn vị tổ chức bằng thư điện tử trước khi hết hạn.
Quy trình nội bộ khi có hạn chót quốc tế
Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu hay làm dịch vụ cho khách nước ngoài, một quy trình đơn giản giúp tránh lỡ hạn vì múi giờ.
- Khi nhận hạn chót, ghi lại nguyên văn kèm múi giờ; nếu đối tác không ghi, hỏi lại ngay bằng thư điện tử và lưu câu trả lời.
- Quy đổi sang giờ Hà Nội và ghi cả hai mốc vào lịch chung của công ty, kèm tên thành phố đối tác để người khác hiểu.
- Kiểm lịch ngày lễ của nước đối tác trong khoảng thời gian đó, và kiểm ngày đổi giờ mùa hè nếu hạn rơi gần những ngày này.
- Đặt hạn nội bộ sớm hơn ít nhất một ngày làm việc so với mốc sớm nhất trong hai cách hiểu.
- Khi gửi, lưu bằng chứng thời điểm gửi và, nếu có thể, xin xác nhận đã nhận từ phía đối tác.
Với hạn mà lỡ một giờ có thể mất cả hợp đồng, như hồ sơ thầu hay xuất trình chứng từ, nên phân công hai người cùng theo dõi.
Ví dụ giả định: chấp nhận chào hàng muộn vài giờ
Ví dụ giả định: một doanh nghiệp chế biến hạt điều ở Đồng Nai nhận chào bán thiết bị từ một nhà cung cấp châu Âu, thư ghi chào hàng có hiệu lực "đến hết ngày 20". Phòng kinh doanh gửi thư điện tử chấp nhận lúc 3 giờ sáng ngày 21 theo giờ Hà Nội, vì nghĩ "bên đó vẫn còn ngày 20".
Về giờ địa phương, họ có thể đúng: lúc đó ở châu Âu vẫn là tối ngày 20. Nếu hợp đồng thuộc phạm vi Công ước Viên và chấp nhận được coi là có hiệu lực khi tới bên chào hàng, thư tới hộp thư bên kia vào tối ngày 20 theo giờ của họ thì có lập luận là kịp. Nhưng nếu thư chào hàng ghi giờ Hà Nội, hoặc bên chào hàng hiểu hạn theo cách khác, doanh nghiệp đứng trước rủi ro bị coi là chấp nhận muộn, khi đó bên kia có quyền không coi đó là chấp nhận.
Không ai phải đứng ở vị trí đó nếu đã hỏi lại một câu "hết ngày 20 theo giờ nào" ngay khi nhận chào hàng, hoặc đơn giản là trả lời trong ngày 20 theo giờ Hà Nội. Khi giá trị hợp đồng lớn và hai bên bắt đầu tranh cãi, nên nhờ người có kinh nghiệm hợp đồng ngoại thương xem lại.
Câu hỏi thường gặp
Việt Nam có đổi giờ mùa hè không?
Không. Việt Nam dùng giờ UTC+7 quanh năm. Vì vậy khi đối tác ở nước có giờ mùa hè đổi giờ, chênh lệch giữa hai bên thay đổi một tiếng, và các mốc quy đổi bạn đã ghi cần được kiểm lại.
Hợp đồng chọn luật Việt Nam thì hạn chót tính theo giờ Việt Nam phải không?
Không hẳn. Chọn luật Việt Nam quyết định quy tắc tính thời hạn, nhưng Bộ luật Dân sự không quy định riêng về múi giờ. Giờ nào được dùng vẫn phụ thuộc thoả thuận, nơi thực hiện nghĩa vụ và cách hiểu thông thường của hai bên. Ghi rõ múi giờ là cách duy nhất chắc chắn.
Ngày lễ của nước đối tác có được tính là ngày nghỉ không?
Tuỳ thoả thuận và quy tắc áp dụng. Theo Công ước Viên, với thời hạn chấp nhận chào hàng, ngày nghỉ tại nơi kinh doanh của bên chào hàng có thể làm thời hạn kéo dài nếu rơi vào ngày cuối. Với nghĩa vụ khác, nên định nghĩa ngày làm việc trong hợp đồng.
Thông báo gửi qua thư điện tử lúc nửa đêm theo giờ bên nhận thì tính là nhận lúc nào?
Nếu hợp đồng có điều khoản về giờ làm việc, thông báo gửi ngoài giờ thường được coi là nhận vào đầu ngày làm việc kế tiếp của bên nhận. Nếu không có điều khoản đó, thời điểm thư vào hộp thư thường được dùng, và tranh cãi có thể phát sinh.
Có nên ghi hạn bằng giờ quốc tế UTC không?
Ghi giờ của một thành phố kèm độ lệch UTC dễ đọc hơn cho cả hai bên. Ghi thuần UTC chính xác nhưng dễ khiến nhân viên hai phía quy đổi nhầm. Quan trọng nhất là thống nhất một cách và dùng nhất quán trong toàn bộ hợp đồng.
Đối tác dùng cách viết tháng trước ngày thì làm sao tránh nhầm?
Ghi tên tháng bằng chữ hoặc dùng định dạng năm-tháng-ngày trong mọi văn bản, kể cả thư điện tử. Khi nhận văn bản có ngày dạng số mà ngày và tháng đều nhỏ hơn 13, hỏi lại để xác nhận.