Theo Luật Thương mại 2005, trừ khi hai bên có thoả thuận khác, thời hạn đại lý chỉ chấm dứt sau một thời gian hợp lý nhưng không sớm hơn 60 ngày kể từ ngày một bên thông báo bằng văn bản cho bên kia. Nếu bên giao đại lý là bên chấm dứt, bên đại lý có quyền yêu cầu bồi thường một khoản tính theo số năm đã làm đại lý; nếu bên đại lý tự xin chấm dứt thì không có khoản này.
Mốc 60 ngày và khoản bồi thường này là đặc thù của hợp đồng đại lý thương mại, khác với các hợp đồng mua bán, dịch vụ thông thường vốn chỉ dùng khái niệm "thời gian hợp lý". Bài dành cho cả hai phía: doanh nghiệp đang muốn thu hẹp mạng lưới đại lý và cửa hàng đang làm đại lý cho một nhãn hàng. Bài nói về mốc thời gian, cách tính, việc cần làm trong thời gian báo trước, và điểm phân biệt đại lý với nhà phân phối mua đứt bán đoạn. Các quy định nêu theo Luật Thương mại 2005; hãy đối chiếu bản sửa đổi mới nhất trước khi áp dụng. Đại lý có yếu tố nước ngoài và nhượng quyền thương mại có quy định riêng, không bàn ở đây.
Trước tiên: bạn có thật sự là đại lý thương mại không
Luật Thương mại 2005 định nghĩa đại lý thương mại là hoạt động trong đó bên giao đại lý và bên đại lý thoả thuận việc bên đại lý nhân danh chính mình mua, bán hàng hoá cho bên giao đại lý hoặc cung ứng dịch vụ của bên giao đại lý cho khách hàng để hưởng thù lao. Điểm then chốt là hàng hoá giao cho đại lý vẫn thuộc sở hữu của bên giao đại lý, và bên đại lý hưởng thù lao, hoa hồng hoặc chênh lệch giá theo cơ chế đại lý.
Trong khi đó, rất nhiều cửa hàng gọi mình là "đại lý cấp 1", "đại lý độc quyền" nhưng thực chất mua đứt hàng của nhà sản xuất rồi tự bán, chịu rủi ro tồn kho, hưởng lời theo giá mình bán. Đó là quan hệ mua bán, hay thường gọi là phân phối. Quy định báo trước 60 ngày và khoản bồi thường theo năm của Luật Thương mại gắn với đại lý thương mại; với quan hệ mua bán thuần tuý, việc chấm dứt chủ yếu đi theo hợp đồng và các quy định chung, không đương nhiên có những quyền này.
Vì vậy, trước khi tính 60 ngày hay khoản bồi thường, hãy đọc lại hợp đồng và cách hai bên thực sự làm ăn: ai sở hữu hàng trong kho của cửa hàng, giá bán do ai quyết định, tiền bán hàng đi về đâu, bên cửa hàng được trả công theo cách nào. Tên gọi trên hợp đồng không quyết định tất cả; bản chất giao dịch mới quan trọng.
Các mốc thời gian khi chấm dứt đại lý theo Luật Thương mại 2005
Bảng dưới áp dụng khi hợp đồng không có thoả thuận khác. Nếu hợp đồng đã ghi thời hạn báo trước hoặc cơ chế bồi thường riêng, thoả thuận đó thường được ưu tiên.
| Tình huống | Thời hạn báo trước | Khoản bồi thường cho bên đại lý |
|---|---|---|
| Bên giao đại lý thông báo chấm dứt | Một thời gian hợp lý, không sớm hơn 60 ngày kể từ ngày thông báo bằng văn bản | Một tháng thù lao đại lý trung bình cho mỗi năm làm đại lý |
| Thời gian làm đại lý dưới một năm | Như trên | Một tháng thù lao đại lý trung bình trong thời gian nhận đại lý |
| Bên đại lý yêu cầu chấm dứt | Như trên | Bên đại lý không có quyền yêu cầu khoản bồi thường cho thời gian đã làm đại lý |
| Hợp đồng có thời hạn xác định và hết hạn | Theo hợp đồng | Theo hợp đồng; cần đối chiếu cụ thể |
"Thù lao đại lý trung bình" được tính trên khoản thù lao bên đại lý thực nhận trong thời gian làm đại lý. Hợp đồng nên ghi rõ thù lao gồm những khoản gì (hoa hồng, chênh lệch giá, thưởng doanh số) để khi cần tính bồi thường, hai bên không mỗi người một con số.
Cách tính ngày chấm dứt và khoản bồi thường: ví dụ giả định
Ví dụ giả định: một công ty nước giải khát giao đại lý cho cửa hàng ở Quảng Ngãi được bốn năm, hợp đồng không xác định thời hạn và không có điều khoản riêng về chấm dứt. Công ty muốn dừng.
- Công ty lập thông báo chấm dứt bằng văn bản, gửi tới địa chỉ cửa hàng theo hợp đồng, lưu bằng chứng ngày cửa hàng nhận được.
- Ngày chấm dứt sớm nhất là sau 60 ngày kể từ ngày thông báo. Công ty có thể chọn thời gian dài hơn nếu 60 ngày chưa đủ hợp lý, ví dụ khi cửa hàng còn nhiều hàng ký gửi cần xử lý.
- Kế toán hai bên tổng hợp thù lao đại lý cửa hàng đã nhận trong bốn năm, chia ra thù lao trung bình mỗi tháng.
- Khoản bồi thường theo luật là bốn tháng thù lao trung bình, ứng với bốn năm làm đại lý, trừ khi hợp đồng có thoả thuận khác.
- Trong 60 ngày, hai bên tiếp tục thực hiện hợp đồng, đồng thời lên lịch kiểm kê hàng ký gửi, đối chiếu công nợ, thu hồi biển hiệu, thiết bị trưng bày nếu là tài sản của công ty.
- Đến ngày chấm dứt, lập biên bản thanh lý ghi rõ hàng trả lại, công nợ còn lại, khoản bồi thường và thời hạn thanh toán.
Năm làm đại lý tính thế nào khi có năm lẻ, ví dụ bốn năm bảy tháng, là điểm hai bên nên thoả thuận rõ trong biên bản; luật chỉ nói "cho mỗi năm". Đây cũng là chỗ hay phát sinh tranh cãi nếu không bàn trước.
Những việc có hạn chót riêng trong 60 ngày báo trước
Hàng ký gửi. Hàng giao đại lý thuộc sở hữu bên giao đại lý. Thời gian báo trước là lúc kiểm kê, chốt số hàng còn lại, quyết định bán tiếp đến ngày chấm dứt hay thu hồi. Để đến ngày cuối mới kiểm kê thường dẫn tới chênh lệch không ai giải thích được.
Đơn hàng của khách cuối. Bên đại lý có thể đang nhận đơn đặt trước của khách, đơn giao sau ngày chấm dứt. Hai bên cần thống nhất ai thực hiện các đơn này và thù lao tính thế nào, tránh để khách cuối là người chịu thiệt.
Công nợ và tiền thu hộ. Tiền bán hàng đại lý đã thu nhưng chưa chuyển, thù lao chưa thanh toán, khoản ký quỹ nếu có: tất cả nên được đối chiếu trong thời gian báo trước và ghi hạn thanh toán cụ thể sau ngày chấm dứt.
Tài sản và biển hiệu. Kệ, tủ trưng bày, biển hiệu mang thương hiệu của bên giao đại lý cần được thu hồi hoặc tháo dỡ theo lịch, kèm biên bản tình trạng.
Thông tin khách hàng và nghĩa vụ sau chấm dứt. Nếu hợp đồng có điều khoản bảo mật hay không cạnh tranh sau chấm dứt, đọc kỹ thời hạn và phạm vi của điều khoản đó, vì nó tiếp tục ràng buộc sau ngày chấm dứt.
Ghi gì vào hợp đồng đại lý để ngày chia tay không thành ngày tranh chấp
Vì luật cho phép thoả thuận khác về thời hạn báo trước và khoản bồi thường, hợp đồng đại lý là nơi tốt nhất để chốt những con số này khi quan hệ còn tốt đẹp. Những nội dung nên có:
- Hợp đồng có thời hạn xác định hay không; nếu có, hết hạn thì tự gia hạn hay chấm dứt, và báo không gia hạn trước bao lâu.
- Số ngày báo trước khi một bên muốn chấm dứt trước hạn hoặc chấm dứt hợp đồng không thời hạn, có thể dài hơn 60 ngày nếu mạng lưới hàng hoá phức tạp.
- Cách tính khoản bồi thường khi bên giao đại lý chấm dứt: dùng công thức của luật hay công thức riêng, năm lẻ tính thế nào, thù lao gồm những khoản nào.
- Những vi phạm của bên đại lý cho phép bên giao đại lý chấm dứt ngay, và ngược lại, để phân biệt rõ chấm dứt do vi phạm với chấm dứt vì nhu cầu kinh doanh.
- Lịch kiểm kê và thu hồi hàng ký gửi, thời hạn thanh toán tiền hàng thu hộ và thù lao sau ngày chấm dứt.
- Khu vực, độc quyền và thời gian hạn chế sau chấm dứt nếu có, ghi rõ phạm vi và thời hạn để không bị hiểu là ràng buộc vô thời hạn.
Với bên đại lý nhỏ ký hợp đồng mẫu của nhãn hàng lớn, việc sửa được mọi điều khoản là khó. Nhưng ít nhất hãy đọc kỹ điều khoản chấm dứt và hỏi rõ khi thấy câu "bên giao đại lý được chấm dứt bất kỳ lúc nào mà không phải bồi thường", vì câu đó đang thay thế mốc 60 ngày và khoản bồi thường mà luật dành cho bạn.
Hai phía, hai mối lo khác nhau
Với bên giao đại lý, rủi ro lớn nhất là gửi thông báo chấm dứt có hiệu lực ngay, rồi ngừng cấp hàng từ hôm sau. Ngoài việc vi phạm thời hạn báo trước, cách làm này đẩy bên đại lý vào thế phải tranh chấp để bảo vệ quyền lợi, và mọi khoản bồi thường có thể bị đặt lên bàn cùng lúc. Một kế hoạch rút lui có lịch, có số liệu thù lao minh bạch, thường kết thúc êm hơn và ít tốn kém hơn.
Với bên đại lý, mối lo thường là bị dừng đột ngột sau nhiều năm xây dựng khách hàng tại địa phương. Việc cần làm là lưu đủ giấy tờ chứng minh thời gian làm đại lý và thù lao đã nhận: hợp đồng, phụ lục, bảng đối chiếu thù lao từng kỳ, chứng từ thanh toán. Khi nhận thông báo chấm dứt, ghi lại ngày nhận, kiểm tra số ngày báo trước và hỏi rõ khoản bồi thường theo hợp đồng hoặc theo luật.
Nếu hai bên bất đồng về bản chất quan hệ là đại lý hay mua bán, về cách tính thù lao trung bình, hay về số năm làm đại lý, đó là những câu hỏi pháp lý cần đọc hồ sơ cụ thể. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn khi nhận được thông báo chấm dứt, trước khi ký bất kỳ biên bản thanh lý nào, vì ký rồi thì rất khó mở lại các con số đã chốt.
Câu hỏi thường gặp
Chấm dứt hợp đồng đại lý phải báo trước bao lâu?
Theo Luật Thương mại 2005, trừ khi hai bên có thoả thuận khác, thời hạn đại lý chỉ chấm dứt sau một thời gian hợp lý nhưng không sớm hơn 60 ngày kể từ ngày một bên thông báo bằng văn bản. Nên đối chiếu bản luật sửa đổi mới nhất và hợp đồng của mình.
Bên đại lý được bồi thường bao nhiêu khi bị chấm dứt?
Khi bên giao đại lý chấm dứt, bên đại lý có quyền yêu cầu một khoản bằng một tháng thù lao đại lý trung bình cho mỗi năm làm đại lý; dưới một năm thì tính một tháng thù lao trung bình. Hợp đồng có thoả thuận khác thì xem theo thoả thuận đó.
Đại lý tự xin nghỉ thì có được bồi thường không?
Theo Luật Thương mại 2005, nếu hợp đồng đại lý chấm dứt theo yêu cầu của bên đại lý thì bên đại lý không có quyền yêu cầu bên giao đại lý bồi thường cho thời gian đã làm đại lý. Thời hạn báo trước vẫn cần tuân thủ.
Cửa hàng mua đứt hàng của hãng rồi bán lại có được áp dụng 60 ngày không?
Nếu cửa hàng mua đứt hàng, chịu rủi ro tồn kho và tự định giá bán, quan hệ thường là mua bán hoặc phân phối, không phải đại lý thương mại theo Luật Thương mại. Khi đó việc chấm dứt chủ yếu theo hợp đồng và quy định chung, không đương nhiên có mốc 60 ngày.
Thù lao đại lý trung bình tính trên những khoản nào?
Thường là các khoản bên đại lý thực nhận theo cơ chế đại lý như hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Những khoản như thưởng doanh số có được tính hay không nên được ghi rõ trong hợp đồng, vì đây là điểm hay tranh cãi khi tính bồi thường.
Trong 60 ngày báo trước bên giao đại lý có được ngừng cấp hàng không?
Thời gian báo trước là để hai bên tiếp tục thực hiện hợp đồng và thu xếp kết thúc. Ngừng cấp hàng ngay có thể bị coi là vi phạm, trừ khi hợp đồng cho phép hoặc bên đại lý đồng ý bằng văn bản.