Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức có sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động theo hai kỳ trong năm: kỳ 6 tháng đầu năm và kỳ cả năm. Theo nghị định hướng dẫn Bộ luật Lao động 2019, hạn nộp kỳ 6 tháng là trước ngày 5 tháng 6, kỳ cả năm là trước ngày 5 tháng 12, nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Bạn nên đối chiếu bản sửa đổi mới nhất của nghị định này trước mỗi kỳ, vì nơi tiếp nhận đã thay đổi sau đợt hợp nhất bộ năm 2025.
Báo cáo này không phức tạp, nhưng vì chỉ làm hai lần một năm nên người phụ trách hay quên cách làm, quên tài khoản, hoặc đến gần hạn mới phát hiện số liệu không khớp với danh sách đóng bảo hiểm. Bài dưới đây đi qua từng phần để bạn chuẩn bị từ sớm.
Ai phải nộp và vì sao có báo cáo này
Diện phải báo cáo là người sử dụng lao động: doanh nghiệp, hợp tác xã, cơ quan, tổ chức, và cả hộ kinh doanh, cá nhân có thuê mướn lao động theo hợp đồng lao động. Quy mô không phải là điều kiện miễn; công ty chỉ có vài nhân viên vẫn thuộc diện.
Mục đích của báo cáo là để cơ quan quản lý lao động nắm biến động: tăng bao nhiêu người, giảm bao nhiêu, lý do giảm, cơ cấu theo trình độ và loại hợp đồng. Số liệu này dùng cho thống kê thị trường lao động và cho việc kiểm tra tuân thủ. Với doanh nghiệp, báo cáo đều đặn cũng là một dòng bằng chứng cho thấy bộ phận nhân sự làm việc có hệ thống khi bị thanh tra.
Báo cáo định kỳ khác với khai trình lúc bắt đầu hoạt động. Khi mới bắt đầu sử dụng lao động, doanh nghiệp khai trình trong một thời hạn ngắn tính từ ngày bắt đầu hoạt động; sau đó mới chuyển sang nhịp báo cáo hai kỳ. Nhiều công ty mới bỏ sót bước khai trình vì nghĩ chỉ cần đăng ký doanh nghiệp là đủ.
Hai kỳ báo cáo trong năm
Bảng tóm tắt theo nghị định hướng dẫn Bộ luật Lao động. Đây là mốc đã ổn định nhiều năm, nhưng bạn vẫn nên kiểm lại trên Cổng Dịch vụ công trước mỗi kỳ, vì giao diện và cơ quan tiếp nhận có thể đổi.
| Kỳ báo cáo | Hạn nộp | Số liệu chốt | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 6 tháng đầu năm | Trước ngày 5 tháng 6 | Biến động lao động từ đầu năm đến thời điểm báo cáo | Rơi vào giữa năm, trùng mùa tuyển dụng, dễ quên nhất |
| Cả năm | Trước ngày 5 tháng 12 | Biến động lao động cả năm | Chốt trước khi năm kết thúc nên số tháng 12 thường là ước tính, cần nhất quán với hồ sơ bảo hiểm |
| Không nộp được trực tuyến | Cùng hạn | Như trên | Gửi văn bản tới cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh và cơ quan bảo hiểm xã hội theo hướng dẫn hiện hành |
Trước đây cơ quan tiếp nhận ở cấp tỉnh là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Từ năm 2025, chức năng quản lý lao động chuyển sang ngành nội vụ sau khi hợp nhất bộ, nên tên cơ quan nhận báo cáo bằng văn bản ở tỉnh bạn cần tra lại.
Các bước nộp qua Cổng Dịch vụ công
Quy trình dưới đây mô tả cách làm phổ biến. Giao diện cổng có thể đổi tên mục theo thời gian; nếu không tìm thấy, tra theo từ khoá “báo cáo tình hình thay đổi về lao động”.
- Chuẩn bị tài khoản định danh của tổ chức hoặc tài khoản doanh nghiệp đăng nhập được Cổng Dịch vụ công quốc gia. Kiểm tra từ đầu tháng 5 và đầu tháng 11, đừng để sát hạn mới phát hiện mất mật khẩu.
- Xuất danh sách lao động từ phần mềm nhân sự hoặc bảng chấm công: số người đầu kỳ, số tăng, số giảm, lý do giảm, loại hợp đồng, trình độ.
- Đối chiếu danh sách với dữ liệu đóng bảo hiểm xã hội cùng kỳ. Lệch số là lỗi hay bị hỏi lại nhất.
- Tìm thủ tục báo cáo tình hình thay đổi lao động trên cổng, chọn đúng kỳ, chọn đúng địa bàn nơi đặt trụ sở hoặc nơi có lao động.
- Nhập hoặc tải tệp số liệu theo mẫu, kiểm tra từng ô tổng.
- Nộp, lưu lại bản xác nhận đã nộp và ghi ngày nộp vào lịch hạn chót của doanh nghiệp.
- Nếu phát hiện sai sau khi nộp, liên hệ cơ quan tiếp nhận để biết cách bổ sung hoặc nộp lại, đừng tự để vậy.
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở nhiều tỉnh nên hỏi rõ báo cáo theo trụ sở chính hay theo từng nơi có lao động, vì cách hiểu thực tế từng địa phương có lúc khác nhau.
Lỗi hay gặp và cách tránh
Quên kỳ 6 tháng. Kỳ cả năm còn có không khí cuối năm nhắc nhở, kỳ 6 tháng thì hay trôi. Đặt lời nhắc cố định từ ngày 20 tháng 5 hằng năm là cách đơn giản nhất.
Số liệu không khớp bảo hiểm. Người nghỉ việc giữa tháng nhưng chưa báo giảm bảo hiểm, người thử việc không ký hợp đồng lao động, cộng tác viên ký hợp đồng dịch vụ: mỗi trường hợp phải được đếm theo cùng một cách ở cả hai nơi. Ghi chú cách đếm vào hồ sơ để kỳ sau làm giống.
Không biết đã từng khai trình chưa. Doanh nghiệp đổi người phụ trách nhân sự nhiều lần thường không còn ai nhớ. Hãy hỏi cơ quan tiếp nhận hoặc tra lại lịch sử nộp trên cổng; nếu chưa từng khai trình, làm bổ sung trước kỳ báo cáo gần nhất.
Nhầm với báo cáo lao động nước ngoài. Doanh nghiệp có người nước ngoài làm việc còn một báo cáo định kỳ riêng theo nghị định về lao động nước ngoài. Đó là báo cáo khác, kỳ và mẫu khác, nộp kèm không thay được.
Chỉ một người biết làm. Báo cáo hai lần một năm nên rất dễ thành “việc của chị kế toán”. Ghi lại các bước kèm ảnh chụp màn hình vào sổ tay nội bộ để người thay thế làm được.
Phân biệt với các mốc lao động khác trong năm
Người làm nhân sự ở doanh nghiệp nhỏ thường cùng lúc giữ nhiều mốc liên quan tới lao động. Bảng dưới giúp tách báo cáo tình hình thay đổi lao động khỏi những việc hay bị nhầm với nó. Chi tiết từng việc nằm ở văn bản riêng, bạn nên tra lại trước khi làm.
| Việc | Khi nào phát sinh | Khác báo cáo định kỳ ở chỗ nào |
|---|---|---|
| Khai trình sử dụng lao động | Một lần, khi bắt đầu hoạt động có thuê lao động | Là bước mở đầu; không khai trình thì báo cáo định kỳ cũng thiếu gốc |
| Báo tăng, giảm lao động với bảo hiểm xã hội | Mỗi khi có người vào, người nghỉ | Làm theo từng biến động với cơ quan bảo hiểm, không theo kỳ 6 tháng |
| Báo cáo về người lao động nước ngoài | Định kỳ, nếu có dùng lao động nước ngoài | Mẫu và kỳ riêng theo nghị định về lao động nước ngoài |
| Đăng ký nội quy lao động | Khi doanh nghiệp đủ quy mô phải có nội quy bằng văn bản hoặc khi sửa nội quy | Là thủ tục theo sự kiện, không lặp lại hằng năm |
| Báo cáo về an toàn, vệ sinh lao động và tai nạn lao động | Định kỳ hằng năm và khi có sự cố | Nội dung về an toàn, không phải về biến động số người |
Khi đưa vào lịch, mỗi dòng trong bảng nên là một dòng riêng với người phụ trách riêng. Gộp tất cả thành “việc lao động” là cách nhanh nhất để sót một mốc mà không ai nhận ra.
Thiếu hoặc trễ báo cáo thì sao
Không nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động là hành vi có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Mức phạt và cách tính theo số lần vi phạm do nghị định xử phạt quy định, và nghị định này đã được sửa đổi nhiều lần; bài không ghi con số để tránh sai. Điều thực tế hơn là: thiếu báo cáo thường bị phát hiện khi có đoàn kiểm tra hoặc khi doanh nghiệp làm một thủ tục khác cần xác nhận về lao động.
Nếu đã lỡ kỳ, cách tốt nhất là nộp ngay khi phát hiện, kể cả muộn, và lưu bằng chứng ngày nộp. Một báo cáo nộp muộn vẫn tốt hơn không có, và cho thấy doanh nghiệp tự khắc phục. Đừng sửa ngày tháng trên hồ sơ nội bộ cho khớp hạn cũ; việc đó biến một lỗi hành chính nhỏ thành vấn đề lớn hơn nhiều.
Song song, kiểm tra xem có báo cáo nào khác cũng bị bỏ cùng thời điểm, vì thường người phụ trách đi vắng hay nghỉ việc thì không chỉ một mốc bị trôi.
Gắn báo cáo vào nhịp nhân sự hằng tháng
Cách giảm việc nhiều nhất là để báo cáo tự hình thành trong lúc làm việc hằng tháng. Mỗi lần có người vào hoặc ra, nhân sự cập nhật một bảng biến động với các cột giống mẫu báo cáo: ngày, họ tên, tăng hay giảm, lý do, loại hợp đồng, trình độ. Đến kỳ, chỉ cần cộng theo cột.
Bảng này đồng thời phục vụ nhiều việc khác: báo tăng giảm bảo hiểm, tính phép năm, theo dõi hợp đồng sắp hết hạn để quyết định ký tiếp hay không. Một nguồn số liệu cho nhiều báo cáo thì số liệu tự khớp nhau.
Với hộ kinh doanh có thuê vài người, bảng có thể chỉ là một trang giấy kẻ cột trong sổ. Điều quan trọng là ghi ngay khi có thay đổi, không dồn đến kỳ báo cáo mới nhớ lại.
Cuối mỗi kỳ, người lập báo cáo nên ký hoặc ghi tên vào bảng biến động cùng ngày nộp, kèm bản xác nhận đã nộp. Bộ hồ sơ nhỏ này giữ ít nhất vài năm; khi có đoàn kiểm tra hay khi đổi người phụ trách, mọi thứ cần tìm đều nằm ở một chỗ.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh thuê hai nhân viên có phải báo cáo tình hình thay đổi lao động không?
Theo cách quy định hiện hành, hộ kinh doanh có thuê lao động theo hợp đồng lao động cũng là người sử dụng lao động, nên thuộc diện báo cáo. Nếu chưa rõ, bạn hỏi cơ quan quản lý lao động nơi đặt địa điểm kinh doanh để được hướng dẫn cách nộp phù hợp.
Kỳ cả năm nộp trước ngày 5 tháng 12 thì số liệu tháng 12 lấy ở đâu?
Số liệu tháng 12 lúc đó chưa có đủ, nên doanh nghiệp thường dùng số liệu tới thời điểm lập báo cáo. Điều cần giữ là cách tính nhất quán qua các năm và ghi chú lại cách làm, để khi đối chiếu với dữ liệu bảo hiểm có thể giải thích được chênh lệch.
Báo cáo này có thay cho báo cáo về lao động nước ngoài không?
Không. Doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài còn có nghĩa vụ báo cáo riêng theo nghị định về lao động nước ngoài, với kỳ và mẫu khác. Hai báo cáo cần được ghi thành hai dòng riêng trong lịch hạn chót.
Nộp nhầm số liệu rồi có sửa được không?
Thường là được. Bạn liên hệ cơ quan tiếp nhận báo cáo để hỏi cách nộp bổ sung hoặc thay thế, giữ lại bản đã nộp và bản sửa. Việc tự phát hiện và sửa sớm luôn tốt hơn để cơ quan phát hiện khi kiểm tra.
Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có phải báo cáo không?
Nếu trong thời gian tạm ngừng doanh nghiệp vẫn còn người lao động theo hợp đồng, nghĩa vụ báo cáo về cơ bản vẫn còn. Nếu đã chấm dứt hết hợp đồng, nên hỏi cơ quan tiếp nhận để được xác nhận cách xử lý, tránh bị ghi nhận là không nộp.
Nếu chưa từng khai trình lao động thì bây giờ làm gì?
Bạn nên khai trình bổ sung càng sớm càng tốt rồi nộp báo cáo định kỳ từ kỳ gần nhất. Khi khai muộn, giữ lại hồ sơ giải thích ngắn gọn lý do và thời điểm phát hiện. Nếu có đoàn kiểm tra, việc doanh nghiệp đã tự khắc phục là điểm được ghi nhận.