Thời hạn báo trước khi chấm dứt hợp đồng kinh doanh trước hết là con số hai bên đã ghi trong hợp đồng; nếu hợp đồng không ghi, luật thường dùng khái niệm "một thời gian hợp lý" hoặc yêu cầu "thông báo ngay", tuỳ loại hợp đồng và lý do chấm dứt. Không có một con số chung như báo trước khi nghỉ việc trong lao động.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ đang muốn dừng một hợp đồng cung cấp hàng định kỳ, một hợp đồng dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, kế toán, bảo trì) hay hợp đồng thuê thiết bị, và cho bên đang nhận được thông báo chấm dứt từ đối tác. Bài giải thích khi nào luật đòi báo trước, khi nào đòi báo ngay, cách ước lượng "hợp lý", và cách gửi thông báo để thời hạn được tính đúng. Hợp đồng lao động có quy định riêng, nằm ở chuyên mục các mốc thời gian lao động; chuyện hợp đồng còn hiệu lực hay đã vô hiệu cũng không bàn ở đây.
Ba kiểu dừng hợp đồng và yêu cầu về thời gian của từng kiểu
Chấm dứt theo thoả thuận hoặc theo điều khoản sẵn có. Nhiều hợp đồng có điều khoản cho mỗi bên được chấm dứt không cần lý do, miễn báo trước một số ngày nhất định. Đây là trường hợp đơn giản nhất: đúng số ngày, đúng hình thức thì việc chấm dứt hợp lệ, kể cả khi bên kia không vui.
Đơn phương chấm dứt hoặc huỷ bỏ vì bên kia vi phạm. Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005 đều cho phép một bên đơn phương chấm dứt hoặc huỷ bỏ hợp đồng khi bên kia vi phạm nghiêm trọng, hoặc khi hợp đồng, luật có quy định. Trường hợp này luật nhấn mạnh việc phải thông báo cho bên kia, và Luật Thương mại yêu cầu thông báo ngay về việc tạm ngừng, đình chỉ hoặc huỷ bỏ; không thông báo mà gây thiệt hại thì phải bồi thường.
Chấm dứt hợp đồng không xác định thời hạn hoặc vì không còn nhu cầu. Với một số loại hợp đồng, luật cho phép một bên chấm dứt dù bên kia không vi phạm, nhưng phải báo trước một thời gian hợp lý. Ví dụ, trong hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự, bên sử dụng dịch vụ được đơn phương chấm dứt nếu việc tiếp tục không có lợi cho mình, với điều kiện báo trước hợp lý và trả tiền cho phần dịch vụ đã thực hiện, bồi thường nếu có thiệt hại.
Vì sao phân biệt quan trọng. Nhầm kiểu này sang kiểu kia là lỗi phổ biến. Một doanh nghiệp không còn nhu cầu nhưng lại viết thông báo "chấm dứt vì bên B vi phạm" mà không chứng minh được vi phạm nghiêm trọng, thì chính họ có nguy cơ trở thành bên đơn phương chấm dứt trái quy định và phải bồi thường.
"Một thời gian hợp lý" được ước lượng thế nào
Luật không định nghĩa "hợp lý" bằng con số, vì hợp lý với hợp đồng giao rau hằng ngày khác hẳn hợp lý với hợp đồng vận hành một hệ thống phần mềm. Khi có tranh chấp, cơ quan giải quyết sẽ nhìn vào hoàn cảnh cụ thể. Một số yếu tố thường được cân nhắc:
Thời gian để bên kia tìm đối tác thay thế hoặc thu xếp lại công việc. Nhà cung cấp nguyên liệu chính cho một xưởng sản xuất cần được báo sớm hơn nhà cung cấp văn phòng phẩm. Mức đầu tư bên kia đã bỏ ra riêng cho hợp đồng này: nhân sự tuyển riêng, thiết bị mua riêng, kho bãi thuê riêng. Chu kỳ thanh toán và chu kỳ giao hàng của hợp đồng: hợp đồng chốt theo tháng thì báo trước ít nhất trọn một kỳ là cách hiểu dễ được chấp nhận. Tập quán của ngành và thói quen giao dịch trước đây giữa hai bên: nếu những lần trước hai bên vẫn báo nhau một tháng, đột ngột báo ba ngày sẽ khó được coi là hợp lý.
Từ đó có thể rút ra một nguyên tắc thực dụng: khi hợp đồng không ghi, hãy tự hỏi "nếu là bên nhận thông báo, mình cần bao lâu để không bị thiệt hại vô lý". Con số trả lời câu hỏi đó, cộng thêm một khoảng an toàn, thường gần với "hợp lý" hơn mọi con số đoán mò. Và tốt nhất là ghi con số vào hợp đồng ngay từ đầu, để không ai phải đoán.
Gợi ý cách đọc theo loại hợp đồng hay gặp
Bảng dưới không phải quy định pháp luật mà là các câu hỏi cần đặt ra cho từng loại hợp đồng khi điều khoản báo trước còn thiếu. Luật chuyên ngành có thể có quy định riêng, cần đối chiếu.
| Loại hợp đồng | Điều cần xem trước tiên | Rủi ro nếu báo quá gấp |
|---|---|---|
| Cung cấp hàng định kỳ (nguyên liệu, hàng tiêu dùng) | Đơn hàng đã đặt và đang sản xuất, hàng tồn làm riêng cho bên mua | Bị đòi thanh toán hàng đã sản xuất theo đơn, chi phí lưu kho |
| Dịch vụ thường xuyên (vệ sinh, bảo vệ, bảo trì) | Nhân sự bên cung ứng bố trí riêng, kỳ thanh toán | Bị đòi bồi thường chi phí bố trí người, trả tiền phần đã làm |
| Thuê thiết bị, phương tiện | Thời hạn thuê, điều khoản trả trước hạn | Phải trả tiền thuê đến hết kỳ hoặc tiền phạt theo thoả thuận |
| Đại lý thương mại | Luật Thương mại có quy định riêng về thời gian báo trước | Bồi thường cho bên đại lý theo luật nếu bên giao chấm dứt |
| Phần mềm, dịch vụ số thuê bao | Kỳ thuê bao, điều khoản gia hạn tự động | Bị tính thêm một kỳ nếu báo sau mốc cắt |
Riêng hợp đồng đại lý và hợp đồng có điều khoản tự động gia hạn có những điểm thời gian đặc thù, được bàn ở các bài riêng trong chuyên mục này.
Gửi thông báo chấm dứt sao cho thời hạn được tính đúng
Thời hạn báo trước chỉ bắt đầu khi bên kia nhận được thông báo theo cách hợp đồng chấp nhận. Trình tự nên làm:
- Đọc lại điều khoản thông báo trong hợp đồng: gửi bằng hình thức nào, tới địa chỉ nào, người nhận là ai, khi nào coi là đã nhận.
- Xác định kiểu chấm dứt: theo điều khoản sẵn có, vì vi phạm, hay vì không còn nhu cầu. Lý do trong thông báo phải khớp với kiểu đó.
- Ghi rõ ngày chấm dứt có hiệu lực, tính từ ngày dự kiến bên kia nhận thông báo cộng đủ số ngày báo trước, kèm một khoảng dự phòng.
- Nêu các việc cần làm trong thời gian báo trước: hoàn tất đơn hàng dở dang, bàn giao tài sản, đối chiếu công nợ, trả lại tài liệu.
- Gửi theo đúng hình thức hợp đồng quy định; nếu được, gửi thêm một kênh thứ hai để chắc bên kia biết. Lưu giữ bằng chứng gửi và nhận.
- Trong thời gian báo trước, tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bình thường. Ngừng ngang giữa chừng có thể bị coi là vi phạm.
Ví dụ giả định: công ty E ở Khánh Hoà muốn dừng hợp đồng giặt là với một xưởng, hợp đồng ghi báo trước 30 ngày bằng văn bản gửi tới trụ sở. E gửi thư điện tử cho nhân viên phụ trách rồi coi như xong. Ba tuần sau xưởng nói chưa nhận được thông báo chính thức. Nếu hợp đồng không chấp nhận thư điện tử, đồng hồ 30 ngày có thể bị coi là chưa bắt đầu.
Viết điều khoản chấm dứt ngay từ đầu để khỏi phải đoán "hợp lý"
Mọi tranh cãi về "thời gian hợp lý" đều có thể tránh được nếu lúc ký hai bên chịu khó viết thêm vài dòng. Một điều khoản chấm dứt đủ dùng cho doanh nghiệp nhỏ thường trả lời được các câu sau:
- Mỗi bên có được chấm dứt không cần lý do không, và nếu có thì báo trước bao nhiêu ngày, tính theo ngày lịch hay ngày làm việc.
- Những vi phạm nào được coi là nghiêm trọng đủ để chấm dứt ngay, và có cho bên vi phạm một khoảng thời gian khắc phục trước khi chấm dứt hay không.
- Thông báo gửi bằng hình thức nào, tới địa chỉ nào, ngày nào được coi là ngày bên kia đã nhận.
- Trong thời gian báo trước, đơn hàng đã đặt, công việc đang làm dở được xử lý ra sao: làm tiếp đến hết, dừng và thanh toán phần đã làm, hay chuyển giao cho bên thứ ba.
- Hàng hoá, vật tư làm riêng theo yêu cầu của bên kia được mua lại theo giá nào nếu hợp đồng dừng giữa chừng.
- Thời hạn đối chiếu và thanh toán cuối cùng sau ngày chấm dứt, thời hạn bàn giao lại tài sản, tài liệu, dữ liệu.
- Những điều khoản tiếp tục có hiệu lực sau khi chấm dứt và trong bao lâu.
Một hợp đồng có đủ những dòng này thì khi một bên muốn dừng, việc còn lại chỉ là đếm ngày và làm theo. Với hợp đồng mẫu do đối tác lớn soạn sẵn, bên nhỏ hơn thường thấy điều khoản chấm dứt chỉ có lợi cho một phía, ví dụ đối tác được chấm dứt với báo trước 15 ngày còn mình phải báo trước 90 ngày. Đó là điểm nên đề nghị cân bằng lại trước khi ký, vì sau khi đã ký thì con số ghi trong hợp đồng thường được tôn trọng.
Khi bạn là bên nhận thông báo chấm dứt
Nhận được thông báo chấm dứt, việc đầu tiên là ghi lại ngày nhận và cách nhận, sau đó đối chiếu ba điểm: lý do nêu trong thông báo có thuộc trường hợp hợp đồng hoặc luật cho phép không; số ngày báo trước có đủ không; ngày chấm dứt bên kia đưa ra có khớp với cách tính không.
Nếu thông báo đúng điều khoản, việc nên làm là tập trung vào khâu kết thúc: chốt khối lượng đã làm, đối chiếu công nợ, đề nghị thanh toán phần đã thực hiện, xử lý hàng tồn làm riêng. Những việc này cũng có thời hạn, và thời gian báo trước chính là lúc để làm.
Nếu thông báo không đúng, ví dụ báo trước quá ngắn hoặc viện dẫn vi phạm không có thật, bên nhận nên trả lời bằng văn bản, nêu rõ chỗ không đồng ý và đề nghị cách xử lý, chứ không im lặng. Im lặng kéo dài có thể bị hiểu là chấp nhận. Còn việc có đòi bồi thường hay không, bao nhiêu, là câu hỏi cần người làm nghề đọc kỹ hợp đồng và chứng cứ, nhất là khi giá trị hợp đồng lớn.
Cuối cùng, đừng quên những điều khoản vẫn còn ràng buộc sau khi hợp đồng chấm dứt như bảo mật, bảo hành, giải quyết tranh chấp. Chấm dứt hợp đồng không xoá mọi nghĩa vụ cùng một lúc.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng dịch vụ không ghi thời hạn báo trước thì báo bao lâu?
Bộ luật Dân sự cho bên sử dụng dịch vụ đơn phương chấm dứt nếu việc tiếp tục không có lợi, nhưng phải báo trước một thời gian hợp lý và trả tiền phần đã làm. Hợp lý bao lâu tuỳ tính chất dịch vụ, chu kỳ thanh toán và thời gian bên kia cần để thu xếp.
Đối tác vi phạm thì có phải báo trước khi chấm dứt không?
Khi chấm dứt hay huỷ bỏ vì bên kia vi phạm nghiêm trọng, luật nhấn mạnh việc thông báo ngay cho bên kia hơn là một số ngày báo trước. Không thông báo mà gây thiệt hại thì có thể phải bồi thường. Bạn cũng cần chứng minh được vi phạm là nghiêm trọng.
Báo trước bằng thư điện tử có hợp lệ không?
Hợp lệ nếu hợp đồng cho phép thông báo bằng thư điện tử hoặc không giới hạn hình thức và bạn chứng minh được bên kia đã nhận. Nếu hợp đồng yêu cầu văn bản gửi tới trụ sở, nên gửi thêm theo cách đó để thời hạn báo trước được tính chắc chắn.
Trong thời gian báo trước có được ngừng giao hàng luôn không?
Thông thường không. Thời gian báo trước là để hai bên tiếp tục thực hiện và thu xếp kết thúc. Ngừng ngang có thể bị coi là vi phạm và làm phát sinh trách nhiệm, trừ khi hợp đồng cho phép hoặc bên kia đồng ý bằng văn bản.
Báo trước thiếu vài ngày thì hậu quả là gì?
Tuỳ hợp đồng. Có hợp đồng ghi rõ khoản phạt hoặc bồi thường cho phần thiếu; có trường hợp ngày chấm dứt bị lùi lại cho đủ thời hạn. Nếu bên kia chứng minh được thiệt hại do báo trước không đủ, bên chấm dứt có thể phải bồi thường phần thiệt hại đó.
Chấm dứt hợp đồng xong thì nghĩa vụ bảo mật còn không?
Nhiều hợp đồng ghi rõ điều khoản bảo mật, bảo hành, giải quyết tranh chấp vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi chấm dứt. Vì vậy trước khi chấm dứt, hãy đọc lại các điều khoản này để biết mình còn ràng buộc gì và trong bao lâu.