Thời hạn bảo hành hàng hoá giữa doanh nghiệp do hai bên thoả thuận trong hợp đồng; Luật Thương mại 2005 chỉ buộc bên bán bảo hành khi đã có thoả thuận bảo hành, còn Bộ luật Dân sự 2015 đặt nguyên tắc thời hạn bảo hành tính từ thời điểm bên mua có nghĩa vụ nhận vật, trừ khi hai bên ghi khác. Phần còn lại, như thời gian nằm sửa có được cộng thêm không hay sửa nhiều lần thì sao, phụ thuộc nhiều vào câu chữ hợp đồng.
Bài viết dành cho xưởng sản xuất, cửa hàng, văn phòng mua máy móc, thiết bị, linh kiện từ nhà cung cấp, và cho chính nhà cung cấp muốn viết chính sách bảo hành rõ ràng. Bài tập trung vào thời gian: mốc bắt đầu, mốc kết thúc, các khoảng có thể được kéo dài và mốc khiếu nại sau khi hết bảo hành. Bảo hành công trình xây dựng có quy định riêng của pháp luật xây dựng, còn quyền của người tiêu dùng khi mua hàng có luật bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng điều chỉnh; hai mảng đó chỉ được nhắc ở đây.
Bảo hành giữa doanh nghiệp đứng trên nền nào
Trong mua bán hàng hoá giữa thương nhân, Luật Thương mại 2005 quy định khi hàng hoá có bảo hành, bên bán phải chịu trách nhiệm bảo hành theo nội dung và thời hạn đã thoả thuận, và chịu các chi phí bảo hành trừ khi có thoả thuận khác. Điều đó có nghĩa là luật không tự đặt ra một con số thời hạn bảo hành chung cho mọi loại hàng. Nếu hợp đồng không nói gì về bảo hành, bên mua không thể viện dẫn "luật bảo hành 12 tháng" vì không có quy định chung như vậy cho quan hệ giữa doanh nghiệp.
Bộ luật Dân sự 2015 bổ sung các nguyên tắc chung cho nghĩa vụ bảo hành trong hợp đồng mua bán tài sản: quyền yêu cầu sửa chữa, đổi vật, giảm giá, trả lại vật; nghĩa vụ sửa chữa của bên bán; và nguyên tắc tính thời hạn bảo hành từ thời điểm bên mua có nghĩa vụ nhận vật. Một số loại hàng còn có quy định riêng trong pháp luật chuyên ngành, ví dụ phương tiện, thiết bị phải kiểm định, nên cần đối chiếu theo đúng loại hàng mình mua.
Thực tế ở doanh nghiệp nhỏ, nhiều hợp đồng chỉ ghi một dòng "bảo hành 12 tháng theo tiêu chuẩn nhà sản xuất". Dòng đó để ngỏ hầu như mọi câu hỏi về thời gian. Các phần tiếp theo đi qua từng câu hỏi.
Bảo hành bắt đầu từ ngày nào: các mốc có thể ghi
Nguyên tắc dự phòng là thời điểm bên mua có nghĩa vụ nhận hàng. Nhưng hợp đồng có thể chọn mốc khác, và với thiết bị cần lắp đặt, mốc khác thường hợp lý hơn.
| Mốc bắt đầu | Phù hợp với | Rủi ro nếu không ghi rõ |
|---|---|---|
| Ngày giao hàng theo biên bản giao nhận | Hàng dùng ngay, không cần lắp đặt | Ít rủi ro nếu biên bản có ngày và chữ ký hai bên |
| Ngày lắp đặt, chạy thử xong | Máy móc, dây chuyền, hệ thống điện lạnh | Lắp đặt kéo dài khiến bảo hành trôi dần khi máy chưa chạy |
| Ngày nghiệm thu đưa vào sử dụng | Thiết bị phải kiểm định, hệ thống tích hợp | Bên mua chậm nghiệm thu, bên bán bị kéo dài bảo hành |
| Ngày xuất xưởng của nhà sản xuất | Hàng phân phối qua nhiều tầng | Hàng tồn kho lâu, bên mua nhận được thì bảo hành đã hao |
| Ngày kích hoạt điện tử | Thiết bị có đăng ký bảo hành trực tuyến | Quên kích hoạt, tranh cãi về ngày bắt đầu |
Ví dụ giả định: một xưởng ở Bắc Ninh mua máy ép nhựa, giao ngày đầu tháng nhưng do chờ nguồn điện ba pha, ba tháng sau mới chạy thử. Nếu bảo hành 12 tháng tính từ ngày giao, xưởng thực chất chỉ còn khoảng 9 tháng bảo hành khi máy bắt đầu làm việc. Đó là lý do bên mua thiết bị cần lắp đặt nên đề nghị tính từ ngày chạy thử đạt, còn bên bán nên đặt giới hạn: nếu chậm chạy thử vì lý do của bên mua, bảo hành vẫn tính từ một mốc tối đa nào đó.
Thời gian nằm sửa và sửa nhiều lần: những điều nên ghi
Thời gian sửa có cộng vào bảo hành không. Đây là câu hỏi hay gây tranh cãi nhất. Nhiều chính sách bảo hành của nhà sản xuất có điều khoản kéo dài bảo hành tương ứng với thời gian thiết bị nằm sửa; nhiều hợp đồng khác lại im lặng. Khi hợp đồng im lặng, câu trả lời phải tìm trong quy định về bảo hành của Bộ luật Dân sự và pháp luật chuyên ngành, và cách áp dụng có thể khác nhau tuỳ tình huống. Cách an toàn là ghi thẳng vào hợp đồng.
Linh kiện thay mới có bảo hành riêng không. Có hợp đồng quy định linh kiện thay thế được bảo hành lại từ đầu trong một thời gian nhất định; có hợp đồng chỉ bảo hành linh kiện đến hết thời hạn bảo hành của máy. Hai cách khác nhau đáng kể với linh kiện thay ở tháng thứ 11.
Sửa nhiều lần không khỏi. Bộ luật Dân sự cho bên mua quyền yêu cầu đổi vật hoặc trả lại vật trong một số trường hợp bên bán không sửa được hoặc sửa không đạt. Hợp đồng nên lượng hoá ngưỡng, ví dụ cùng một lỗi lặp lại quá số lần nhất định trong thời hạn bảo hành thì bên mua được đổi thiết bị.
Thời gian phản hồi. Với máy móc sản xuất, mỗi ngày dừng máy là một khoản thiệt hại. Hợp đồng nên có thời hạn bên bán phải có mặt kiểm tra kể từ khi nhận thông báo lỗi, và thời hạn khắc phục tối đa. Không có các mốc này, bảo hành dài bao nhiêu cũng ít giá trị thực tế.
Bảo hành của hãng và bảo hành của người bán: hai đồng hồ khác nhau
Khi doanh nghiệp mua thiết bị qua đại lý hoặc nhà phân phối, thường có hai lớp cam kết song song. Lớp thứ nhất là bảo hành của hãng sản xuất, thể hiện qua phiếu bảo hành hoặc đăng ký điện tử, mốc bắt đầu do hãng quy định, có khi là ngày xuất xưởng, ngày bán ra hoặc ngày kích hoạt. Lớp thứ hai là cam kết của chính người bán trong hợp đồng mua bán với bạn. Hai lớp này không nhất thiết trùng nhau về thời hạn lẫn phạm vi.
Hệ quả thực tế là có thể xảy ra tình huống bảo hành hãng đã hết nhưng hợp đồng với người bán vẫn còn, hoặc ngược lại. Ví dụ giả định: một cửa hàng ở Cần Thơ mua tủ đông từ nhà phân phối, hợp đồng ghi bảo hành 18 tháng kể từ ngày giao, trong khi phiếu của hãng ghi 12 tháng tính từ ngày xuất xưởng. Tháng thứ 14 tủ hỏng, hãng từ chối vì đã quá hạn của hãng. Lúc đó cửa hàng vẫn có quyền yêu cầu nhà phân phối thực hiện cam kết 18 tháng trong hợp đồng, còn việc nhà phân phối tự làm hay đòi lại hãng là chuyện giữa họ với hãng.
Với hàng nhập khẩu, khoảng cách giữa hai đồng hồ còn rõ hơn, vì hàng có thể nằm kho nhiều tháng trước khi đến tay bên mua và hãng nước ngoài có thể không có mạng lưới bảo hành tại Việt Nam. Bên mua nên hỏi rõ ai là người chịu trách nhiệm bảo hành trực tiếp với mình, và yêu cầu ghi điều đó vào hợp đồng, thay vì chỉ nhận một phiếu bảo hành của hãng.
Hết bảo hành rồi vẫn còn một mốc khiếu nại
Luật Thương mại 2005 có một quy định gắn trực tiếp với bảo hành: khi hợp đồng không ghi thời hạn khiếu nại, khiếu nại về chất lượng đối với hàng có bảo hành có thời hạn khoảng 3 tháng kể từ ngày hết thời hạn bảo hành; khiếu nại về các vi phạm khác với hàng có bảo hành cũng tính mốc từ ngày hết bảo hành. Nói cách khác, bên mua không mất ngay mọi quyền vào ngày cuối cùng của bảo hành; còn một khoảng ngắn để khiếu nại về những lỗi thuộc trách nhiệm bên bán.
Khoảng này đặc biệt có ích với lỗi xuất hiện sát ngày hết bảo hành. Ví dụ giả định: thiết bị bảo hành 12 tháng, đến tháng thứ 12 xuất hiện dấu hiệu bất thường nhưng bên mua chưa kịp báo. Thay vì cho rằng mọi thứ đã muộn, bên mua nên gửi khiếu nại bằng văn bản càng sớm càng tốt, kèm chứng cứ cho thấy lỗi bắt nguồn từ trước khi hết bảo hành.
Tuy nhiên, nếu hợp đồng đã ghi thời hạn khiếu nại riêng thì thoả thuận đó được ưu tiên. Và việc khiếu nại đúng hạn vẫn không thay cho thời hiệu khởi kiện nếu hai bên không thống nhất được. Cách tính thời hạn khiếu nại cho từng loại vi phạm được trình bày chi tiết ở bài về thời hạn khiếu nại hàng hoá trong cùng chuyên mục.
Lập hồ sơ bảo hành để không lỡ mốc nào
Bảo hành chỉ có giá trị khi bên mua chứng minh được ngày bắt đầu, lỗi xảy ra trong thời hạn và đã báo đúng cách. Một hồ sơ gọn cho mỗi thiết bị gồm:
- Hợp đồng, phụ lục, chính sách bảo hành đính kèm; đánh dấu đoạn ghi thời hạn và mốc bắt đầu.
- Biên bản giao nhận, biên bản lắp đặt, chạy thử hoặc nghiệm thu, tuỳ mốc nào được dùng.
- Số máy, số sê-ri và thông tin đăng ký bảo hành điện tử nếu có; chụp lại xác nhận đăng ký.
- Ngày hết bảo hành và ngày chót khiếu nại sau bảo hành, ghi vào sổ theo dõi, đặt nhắc trước một tháng.
- Nhật ký sự cố: ngày phát hiện, mô tả, ảnh hoặc video, ngày báo bên bán và cách báo.
- Phiếu sửa chữa của bên bán: ngày nhận máy, ngày trả máy, linh kiện thay thế. Đây là căn cứ để tính thời gian nằm sửa.
- Trước khi hết bảo hành khoảng một tháng, đề nghị bên bán kiểm tra tổng thể để phát hiện lỗi còn trong thời hạn.
Bước cuối cùng thường bị bỏ qua nhưng rất hiệu quả: một lần kiểm tra trước khi hết bảo hành biến những lỗi đang âm ỉ thành lỗi được ghi nhận trong thời hạn, thay vì để chúng bộc lộ vào tháng sau.
Câu hỏi thường gặp
Mua hàng giữa hai công ty mà hợp đồng không ghi bảo hành thì có được bảo hành không?
Theo Luật Thương mại 2005, bên bán chịu trách nhiệm bảo hành theo nội dung và thời hạn đã thoả thuận, nên không có thoả thuận thì không có một thời hạn bảo hành chung bắt buộc. Bên mua vẫn có quyền khiếu nại về chất lượng trong thời hạn khiếu nại theo luật hoặc hợp đồng.
Thời hạn bảo hành tính từ ngày giao hay ngày lắp đặt xong?
Hợp đồng ghi mốc nào thì theo mốc đó. Nếu không ghi, Bộ luật Dân sự đặt nguyên tắc tính từ thời điểm bên mua có nghĩa vụ nhận hàng. Với thiết bị cần lắp đặt, bên mua nên đề nghị ghi rõ tính từ ngày chạy thử đạt hoặc nghiệm thu.
Máy nằm ở trung tâm bảo hành một tháng thì bảo hành có được cộng thêm không?
Nhiều chính sách bảo hành có điều khoản kéo dài tương ứng thời gian nằm sửa, nhưng không phải hợp đồng nào cũng ghi. Hãy đọc chính sách bảo hành đi kèm và giữ phiếu nhận, trả máy để chứng minh số ngày. Khi soạn hợp đồng mới, nên ghi thẳng điều này.
Hết bảo hành rồi mới phát hiện lỗi thì còn khiếu nại được không?
Luật Thương mại 2005 cho khoảng 3 tháng sau ngày hết bảo hành để khiếu nại về chất lượng khi hợp đồng không ghi thời hạn khiếu nại riêng. Bạn cần chứng minh lỗi thuộc trách nhiệm bên bán, nên gửi văn bản sớm, kèm chứng cứ đầy đủ.
Linh kiện thay trong thời gian bảo hành được bảo hành bao lâu?
Tuỳ hợp đồng và chính sách của nhà sản xuất. Có nơi bảo hành linh kiện thay mới thêm một thời gian riêng, có nơi chỉ đến hết bảo hành của máy. Nếu linh kiện quan trọng và đắt tiền, nên hỏi rõ và ghi vào biên bản sửa chữa.
Sửa đi sửa lại vẫn hỏng thì có đòi đổi máy được không?
Bộ luật Dân sự cho bên mua quyền yêu cầu đổi hoặc trả lại vật trong một số trường hợp bên bán không sửa được hoặc sửa không đạt. Tốt nhất hợp đồng nên có ngưỡng cụ thể về số lần lỗi lặp lại để việc yêu cầu đổi không phải tranh cãi.